Προσωπικά αρχεία εργαζομένων - πώς να τα διατηρήσετε από το 2019;

Υπηρεσία

Κάθε εργοδότης είναι υποχρεωμένος να τηρεί προσωπικούς φακέλους για τους υπαλλήλους του. Αυτό οφείλεται στον Εργατικό Κώδικα, στον νόμο περί συντάξεων και στη νέα ρύθμιση για την τήρηση αρχείων των εργαζομένων. Η ανάρμοστη συμπεριφορά τους υπόκειται σε ποινική ευθύνη. Τι πρέπει να περιέχει και πώς πρέπει να τηρούνται τα προσωπικά αρχεία του εργαζομένου σύμφωνα με τις διατάξεις που ισχύουν από το 2019; Απαντάμε παρακάτω.

Τι πρέπει να περιέχει ο προσωπικός φάκελος του υπαλλήλου;

Οι κανονισμοί καθορίζουν λεπτομερώς τον τρόπο συλλογής και αποθήκευσης αρχείων υπαλλήλων. Λόγω του τύπου των εγγράφων, επί του παρόντος ο προσωπικός φάκελος του υπαλλήλου μπορεί να χωριστεί σε 3 μέρη - Α, Β και Γ, και από το 2019 θα υπάρχει ένα άλλο μέρος - Δ.

Μέρος Α - Έγγραφα που σχετίζονται με την αίτηση για εργασία

Το μέρος Α των προσωπικών αρχείων του εργαζομένου αποτελείται από δηλώσεις ή έγγραφα σχετικά με προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται σε σχέση με την αίτηση για απασχόληση. Αυτό θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει παραπομπές για ιατρικές εξετάσεις και ιατρικές βεβαιώσεις σχετικά με αρχικές, περιοδικές και επακόλουθες ιατρικές εξετάσεις (άρθρο 229 § 1 σημείο 1, § 11 και 12 του Εργατικού Κώδικα).

Μέρος Β - Καθιέρωση της εργασιακής σχέσης και της πορείας της απασχόλησης

Αυτό το μέρος της τεκμηρίωσης των εργαζομένων είναι αφιερωμένο ιδίως σε έγγραφα που δημιουργούνται κατά τη διάρκεια της απασχόλησης. Αυτά περιλαμβάνουν:

  1. δηλώσεις ή έγγραφα σχετικά με προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται σε σχέση με τη σύναψη εργασιακής σχέσης,

  2. σύμβαση εργασίας και εάν η σύμβαση δεν έχει συναφθεί εγγράφως - επιβεβαίωση των ρυθμίσεων ως προς τα μέρη της σύμβασης, το είδος της σύμβασης και τους όρους της,

  3. εύρος δραστηριοτήτων (πεδίο καθηκόντων), εάν ο εργοδότης προσδιόρισε επιπλέον τα καθήκοντα του εργαζομένου που προκύπτουν από τον τύπο εργασίας που καθορίζεται στη σύμβαση εργασίας σε αυτό το έντυπο,

  4. έγγραφα σχετικά με την εκτέλεση εργασίας από εργαζόμενο σε ειδικές συνθήκες ή ειδικής φύσης κατά την έννοια των διατάξεων του νόμου της 19ης Δεκεμβρίου 2008 για τις γεφυρές συντάξεις (Εφημερίδα των Νόμων του 2017, σημείο 664 και του 2018, σημείο 138),

  5. επιβεβαίωση ανάγνωσης από τον υπάλληλο:

  • με το περιεχόμενο του κανονισμού εργασίας ή των ανακοινώσεων,
  • με τις διατάξεις και τους κανόνες για την υγεία και ασφάλεια στην εργασία,
  • με το εύρος των εμπιστευτικών πληροφοριών που καθορίζονται σε ξεχωριστούς κανονισμούς για ένα δεδομένο είδος εργασίας, θέσης ή λειτουργίας που εκτελείται,
  1. επιβεβαίωση ότι ο εργαζόμενος έχει ενημερωθεί:

  • σχετικά με τους όρους απασχόλησης και την αλλαγή των όρων απασχόλησης,
  • σχετικά με το σκοπό, το πεδίο εφαρμογής και τη μέθοδο εφαρμογής της παρακολούθησης,
  • σχετικά με τον επαγγελματικό κίνδυνο που σχετίζεται με την εργασία που εκτελείται και τις αρχές προστασίας από απειλές,
  1. βεβαίωση παραλαβής από τον ανήλικο υπάλληλο και τον νόμιμο εκπρόσωπό του πληροφοριών σχετικά με τον επαγγελματικό κίνδυνο που σχετίζεται με την εργασία που εκτελεί ο έφηβος και σχετικά με τις αρχές προστασίας από απειλές,

  2. έγγραφα που επιβεβαιώνουν την ολοκλήρωση της απαιτούμενης εκπαίδευσης στην υγεία και ασφάλεια στην εργασία,

  3. δηλώσεις σχετικά με τη λήξη της απασχόλησης ή τους όρους αμοιβής ή αλλαγές σε αυτούς τους όρους με διαφορετικό τρόπο,

  4. έγγραφα σχετικά με την ανάθεση περιουσίας στον εργαζόμενο με την υποχρέωση επιστροφής ή υπολογισμού, έγγραφα σχετικά με την αποδοχή από τον εργαζόμενο κοινής υλικής ευθύνης για το εμπιστευμένο ακίνητο, συμπεριλαμβανομένης της υποχρέωσης υπολογισμού,

  5. έγγραφα που σχετίζονται με τη βελτίωση των επαγγελματικών προσόντων από τον εργαζόμενο ή που σχετίζονται με την απόκτηση ή τη συμπλήρωση γνώσεων και δεξιοτήτων σε αρχές άλλες από αυτές που σχετίζονται με τη βελτίωση των επαγγελματικών προσόντων,

  6. έγγραφα που σχετίζονται με τη χορήγηση βραβείου ή διάκρισης σε εργαζόμενο,

  7. έγγραφα που σχετίζονται με την αίτηση και τη χρήση από υπάλληλο άδειας μητρότητας, άδεια με όρους άδειας μητρότητας, γονική άδεια, άδεια πατρότητας ή γονική άδεια,

  8. έγγραφα που σχετίζονται με το συνδυασμό της χρήσης της γονικής άδειας με την εκτέλεση εργασίας για τον εργοδότη που χορηγεί αυτήν την άδεια,

  9. έγγραφα που σχετίζονται με τη μείωση του χρόνου εργασίας, σε περίπτωση υπαλλήλου που δικαιούται γονική άδεια,

  10. δήλωση του υπαλλήλου που είναι ο γονέας ή ο κηδεμόνας του παιδιού σχετικά με την πρόθεση ή την έλλειψη πρόθεσης να χρησιμοποιήσει τα δικαιώματα που σχετίζονται με τη γονική μέριμνα,

  11. έγγραφα που σχετίζονται με τη χορήγηση άδειας άνευ αποδοχών,

  12. παραπομπές για ιατρικές εξετάσεις και ιατρικές βεβαιώσεις σχετικά με:

  • αρχικές ιατρικές εξετάσεις (άρθρο 229 § 1 σημείο 2 του Κώδικα Εργασίας),
  • περιοδικές και ελεγχόμενες ιατρικές εξετάσεις (άρθρο 229 § 2, 3 και 5 του Εργατικού Κώδικα),
  1. συμφωνία μη ανταγωνισμού, εάν τα μέρη συνήψαν τέτοια συμφωνία κατά τη διάρκεια της περιόδου απασχόλησης,

  2. αίτημα εργαζομένου να ενημερώσει τον αρμόδιο περιφερειακό επιθεωρητή εργασίας για την απασχόληση νυχτερινών εργαζομένων και αντίγραφο των πληροφοριών για το θέμα αυτό προς τον αρμόδιο επιθεωρητή εργασίας,

  3. έγγραφα που σχετίζονται με τη συνεργασία του εργοδότη με τη συνδικαλιστική οργάνωση που εκπροσωπεί τον εργαζόμενο ή άλλους φορείς σε θέματα που σχετίζονται με τη σχέση εργασίας που απαιτούν τέτοια συνεργασία,

  4. έγγραφα που αφορούν την εκτέλεση εργασίας με τη μορφή τηλεργασίας·

Ξεκινήστε μια δωρεάν δοκιμαστική περίοδο 30 ημερών χωρίς δεσμεύσεις!

Μέρος Γ - Λύση Απασχόλησης

Όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με τη λήξη ή τη λήξη της εργασιακής σχέσης θα πρέπει να φυλάσσονται εδώ, δηλαδή:

α) δηλώσεις σχετικά με τη λύση της σύμβασης εργασίας,

β) αιτήσεις για έκδοση, διόρθωση ή συμπλήρωση πιστοποιητικού εργασίας,

γ) έγγραφα σχετικά με την παράλειψη καταβολής χρηματικού ισοδύναμου στον εργαζόμενο για ετήσια άδεια,

δ) αντίγραφο του εκδοθέντος πιστοποιητικού απασχόλησης,

ε) επιβεβαίωση δραστηριοτήτων που σχετίζονται με την κατάσχεση της αμοιβής για εργασία σε σχέση με εκκρεμείς διαδικασίες εκτέλεσης,

στ) συμφωνία μη ανταγωνισμού μετά τη λήξη της απασχόλησης, εάν τα μέρη έχουν συνάψει τέτοια συμφωνία,

ζ) παραπομπές για ιατρικές εξετάσεις και ιατρικές βεβαιώσεις που σχετίζονται με περιοδικές ιατρικές εξετάσεις σε σχέση με την εκτέλεση εργασίας σε συνθήκες έκθεσης σε ουσίες και καρκινογόνες ουσίες ή ινώδεις σκόνες (άρθρο 229 § 5 σημείο 2 του Κώδικα Εργασίας).

Μέρος Δ - Ποινές παραγγελίας

Το νέο μέρος των φακέλων των εργαζομένων θα προορίζεται κυρίως για έγγραφα όπως αντίγραφα ειδοποιήσεων τιμωρίας, καθώς και άλλα έγγραφα που σχετίζονται με την ευθύνη του υπαλλήλου για εντολή ή ευθύνη που καθορίζονται σε ξεχωριστούς κανονισμούς, οι οποίοι προβλέπουν τη διαγραφή της ποινής μετά από καθορισμένη χρονική περίοδο.

Κάθε μέρος του αρχείου υπαλλήλου μπορεί να χωριστεί σε μικρότερα, ονομάζοντάς τα διαδοχικά Α1, Α2 κ.λπ.

Πώς να αποθηκεύσετε τα προσωπικά αρχεία των εργαζομένων;

Τα προσωπικά αρχεία των εργαζομένων θα μπορούν να αποθηκεύονται όχι μόνο σε έντυπη, αλλά και σε ηλεκτρονική μορφή. Τα έγγραφα θα πρέπει να αρχειοθετούνται στην αρχική τους μορφή στην έδρα του διοικητικού συμβουλίου ή σε υποκατάστημα της οικονομικής οντότητας. Καλύτερα να τα ταξινομήσετε χρονολογικά και αριθμημένα ώστε να μπορείτε να τα βρείτε εύκολα και γρήγορα. Επιπλέον, θα πρέπει να προστατεύονται από ζημιές ή ολική καταστροφή.

Σύμφωνα με το άρθ. 125Α παρ.4 του νόμου της 17ης Δεκεμβρίου 1998 για τις συντάξεις και τις συντάξεις αναπηρίας από το Ταμείο Κοινωνικών Ασφαλίσεων, τα έγγραφα των εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που αφορούν περιόδους απασχόλησης και αμοιβής για εργασία, φυλάσσονται για περίοδο 50 ετών από το τέλος της εργασίας για ο πληρωτής από τον ασφαλισμένο. Από το 2019, η περίοδος αυτή μπορεί να μειωθεί σε 10 χρόνια εάν τα έγγραφα αποθηκεύονται σε ηλεκτρονική μορφή. Στη βάση τους, η ZUS καθορίζει τη βάση για τον υπολογισμό της σύνταξης γήρατος ή αναπηρίας. Εάν η εταιρεία έχει εκκαθαριστεί, τότε τις υποχρεώσεις αποθήκευσης μπορεί να αναλάβει εξειδικευμένο αρχείο.