Αυτοματοποίηση λογιστικών διαδικασιών σε λογιστικό γραφείο - οι πιο σημαντικές πληροφορίες

Λογιστικά Γραφεία

Η πανδημία COVID-19 έχει αναγκάσει μια σειρά αλλαγών στις δραστηριότητες πολλών εταιρειών. Ορισμένοι από αυτούς έπρεπε να αρχίσουν να εργάζονται εξ αποστάσεως, εξ ου και η αυξημένη ζήτηση για λογιστικά γραφεία που προσφέρουν διαδικτυακές λογιστικές υπηρεσίες. Αξίζει να εστιάσουμε στην πλήρη αυτοματοποίηση των λογιστικών διαδικασιών; Τι είναι η αυτοματοποίηση των λογιστικών διαδικασιών σε ένα λογιστικό γραφείο; Το συζητάμε στο άρθρο!

Αυτοματοποίηση λογιστικών διαδικασιών σε λογιστικό γραφείο - περί τίνος πρόκειται;

Ο αυτοματισμός δεν είναι τίποτα άλλο από τη σταδιακή εφαρμογή νέων τεχνολογιών για την εκτέλεση εργασιών που κάποτε έπρεπε να γίνουν χειροκίνητα. Λειτουργεί ιδιαίτερα όπου είναι δυνατό και επιθυμητό, ​​ενώ μειώνει το κόστος, βελτιώνει την αποτελεσματικότητα και μειώνει σημαντικά τον χρόνο που απαιτείται για την εκτέλεση μιας δεδομένης δραστηριότητας.

Το αναμφισβήτητο γεγονός είναι ότι η αυτοματοποίηση των λογιστικών διαδικασιών προχωρά όλο και περισσότερο με την πάροδο του χρόνου. Ακολουθούν όλο και περισσότερες σύγχρονες υπηρεσίες, με αποτέλεσμα να αυξάνεται ο ανταγωνισμός στην αγορά. Επομένως, αξίζει να σκεφτείτε την κατάλληλη προετοιμασία του λογιστικού σας γραφείου για την εφαρμογή νέων τεχνολογιών, καθώς αυτό θα σας επιτρέψει να ξεχωρίσετε από τον ανταγωνισμό και ταυτόχρονα να κερδίσετε περισσότερους ικανοποιημένους πελάτες.

Η διαδικασία αυτοματοποίησης εγγυάται επίσης άμεση πρόσβαση στα απαραίτητα δεδομένα, επιτρέποντας στους πελάτες να στέλνουν έγγραφα στο σύστημα, καθώς και να βλέπουν τις εργασίες του λογιστικού γραφείου. Αυτό, με τη σειρά του, παρέχει επιπλέον οικονομία σε υλικά που καταναλώνονται γρήγορα, όπως χαρτί ή άλλα αξεσουάρ γραφείου.

Εξαλείφεται επίσης το πρόβλημα των ντουλαπιών που γεμίζουν με έγγραφα πελατών, καθώς αποθηκεύονται μόνο σε ψηφιακή μορφή. Τα τελευταία χρόνια έδειξαν ότι και οι εφορίες κινούνται με την εποχή και τις περισσότερες φορές διενεργούν ελέγχους, κατά τους οποίους αποστέλλονται σαρώσεις εγγράφων μέσω e-mail.

Αυτοματοποίηση λογιστικών διαδικασιών σε λογιστικό γραφείο - γιατί είναι κερδοφόρο;

Αποτελεσματική διαχείριση εγγράφων, ελαχιστοποιημένος κίνδυνος απώλειας τιμολογίων ή επίλυση προβλημάτων προθεσμίας - αυτά είναι μερικά μόνο από τα οφέλη του λογιστικού αυτοματισμού. Αυτή η λύση θα λειτουργήσει εξαιρετικά εάν θέλουμε να μειώσουμε το χρόνο και το κόστος που σχετίζονται με τα τιμολόγια, ενώ παράλληλα εξαλείφουμε τα έντυπα τιμολόγια.Απαλλαγείτε από τα περιττά συνδετικά, μπορείτε να κερδίσετε επιπλέον χώρο στο γραφείο.

Ο αυτοματισμός δεν χρειάζεται να είναι μια δαπανηρή προσπάθεια. Όταν χρησιμοποιείτε συστήματα όπως το wCompany για λογιστικά γραφεία, η τιμή του λογιστικού πακέτου περιλαμβάνει απεριόριστο OCR. Οι πελάτες μπορούν να επισυνάψουν έγγραφα απευθείας στον πίνακα πελατών ή στο google drive ή στο dropbox που είναι συνδεδεμένο στο λογιστικό σύστημα. Εάν υπάρχουν πελάτες που εξακολουθούν να φέρνουν έγγραφα σε έντυπη μορφή, αρκεί να έχετε έναν σαρωτή για τέτοιες περιπτώσεις.

Όλο και περισσότεροι λογιστές είναι πεπεισμένοι για την αυτοματοποίηση, γιατί αναμφίβολα βελτιώνει την εργασία τους και σας επιτρέπει να εξοικονομήσετε χρόνο που δαπανάται μέχρι στιγμής για τη μη αυτόματη εισαγωγή εγγράφων. Αν και πολλοί από αυτούς εξακολουθούν να προτιμούν να αντιμετωπίζουν ορισμένα ζητήματα μόνοι τους, εκτιμούν την ευκολία της αυτόματης εισαγωγής δεδομένων και την ανακούφιση από δυσάρεστες και μονότονες εργασίες, όπως το σκάψιμο εγγράφων ή η χειροκίνητη λογιστική των εγγράφων.

Ευκαιρίες και απειλές και η αυτοματοποίηση των λογιστικών διαδικασιών σε λογιστικό γραφείο

Θα πρέπει να γνωρίζετε ότι η αυτοματοποίηση των λογιστικών διαδικασιών είναι μη αναστρέψιμη και οι άνθρωποι που εργάζονται στη λογιστική θα πρέπει να τη συνηθίσουν. Οι νέες τεχνολογίες μπορεί να είναι δύσκολες για ορισμένους εργαζόμενους. Συμβαίνει οι υπάλληλοι του λογιστηρίου να είναι φρένοι που δεν θέλουν αλλαγές στα μοτίβα εργασίας που γνωρίζουν καλά. Από την άλλη πλευρά, η κατεύθυνση προς την οποία οδεύει η αγορά και οι προσδοκίες των νεότερων και νεότερων γενιών επιχειρηματιών δείχνουν ότι η μόνη λύση είναι η αύξηση των ικανοτήτων σε αυτόν τον τομέα.

Ωστόσο, οι λάτρεις των τεχνολογικών καινοτομιών σίγουρα θα βρεθούν σε αυτή τη νέα πραγματικότητα - είναι μια μεγάλη ευκαιρία για αυτούς να εξελίξουν την καριέρα τους. Είναι επίσης μια ευκαιρία για άτομα που θέλουν να επανεκπαιδευτούν, καθώς θα αυξηθεί η ζήτηση για μεμονωμένες ειδικότητες στον λογιστικό τομέα.

Η τεχνολογική πρόοδος και η αυξημένη αποτελεσματικότητα των υπηρεσιών μπορεί να είναι η απάντηση στην τιμή των λογιστικών υπηρεσιών που υφίσταται εδώ και αρκετό καιρό. Για να είναι ένα λογιστικό γραφείο μια ακμάζουσα επιχείρηση, είναι απαραίτητο να αναζητήσετε λύσεις που αυξάνουν την κερδοφορία. Κατά την εισαγωγή του αυτοματισμού, μπορεί να αποδειχθεί ότι μπορούμε να διευθετήσουμε τον ίδιο αριθμό πελατών σε μια μικρότερη ομάδα ή θα μπορέσουμε να χρησιμοποιήσουμε τον ελεύθερο χρόνο μας για άλλες σημαντικές εργασίες, όπως το μάρκετινγκ και την απόκτηση νέων πελατών.

Θα χρειαστούν ακόμα λογιστές;

Ο αυτοματισμός φέρνει νέες ευκαιρίες για φιλόδοξους και καταρτισμένους ανθρώπους, αλλά ταυτόχρονα απειλεί όσους προσκολλώνται στις παραδοσιακές μεθόδους εργασίας. Ωστόσο, οι τεχνολογίες δεν θα αντικαταστήσουν σύντομα δραστηριότητες όπως ο έλεγχος της ουσιαστικής ορθότητας των κρατημένων εγγράφων ή η διαβούλευση με τον πελάτη, που εμπίπτουν στις αρμοδιότητες ενός λογιστή.

Η έκθεση του διεθνούς οργανισμού ειδικών στον τομέα της χρηματοοικονομικής, λογιστικής και διαχείρισης (ACCA) «Future ready: accountancy karrier in the 2020s», σχετικά με το μέλλον της εργασίας ενός λογιστή, εστιάζει σε μερικές από τις πιο σημαντικές πτυχές που σύντομα θα είναι ιδιαίτερα επιθυμητό. Αυτά είναι:

  • ο επιχειρηματικός μετασχηματισμός,

  • διαχείριση και χρήση λογιστικών δεδομένων για την ανάπτυξη επιχειρήσεων,

  • ανάπτυξη τεχνολογιών που χρησιμοποιούνται στη λογιστική,

  • υποστήριξη για τη διασφάλιση της βιώσιμης ανάπτυξης (επιδίωξη κέρδους και στόχου).

Η έκθεση υποδεικνύει επίσης τη σταδιακή στένωση της εξειδίκευσης και στη συνέχεια θα είναι απαραίτητο να υπάρχουν λογιστικές ικανότητες, όπως:

  • ψηφιακές και τεχνικές δεξιότητες,

  • δημιουργικότητα,

  • μπροστινή σκέψη και προσμονή,

  • συναισθηματική νοημοσύνη.

Ηλεκτρονική ροή εγγράφων

Ένας λογιστής σε ένα λογιστικό γραφείο δεν χρειάζεται να έχει γραφείο καλυμμένο με έγγραφα. Χάρη στο σύστημα wCompany για λογιστικά γραφεία, οι επιχειρηματίες μπορούν να προσθέτουν σαρώσεις ή αρχεία PDF με τιμολόγια στον πίνακα τους σε συνεχή βάση. Μπορεί επίσης να τα σαρώσει με το τηλέφωνο και να τα συνδέσει σε ένα google drive ή Dropbox που είναι ενσωματωμένο στον λογαριασμό του στο wCompany. Στις αρχές του επόμενου μήνα, ο προϊστάμενος του λογιστή μεταφέρει όλα τα έγγραφα προς ανάρτηση από την OCR και επαληθεύει μόνο την ορθότητα των εγγραφών. Τα αποτελέσματα των φορολογικών υπολογισμών δημοσιεύονται στον πίνακα πελατών και μπορείτε να τα στείλετε απευθείας από το σύστημα σε e-mail ή ακόμα και SMS. Ολόκληρο το αρχείο εγγράφων αποθηκεύεται ηλεκτρονικά και είναι πάντα διαθέσιμο για προβολή από τον λογιστή και τον ίδιο τον επιχειρηματία.

Η αυτοματοποίηση είναι το μέλλον της λογιστικής. Αν και δεν βλέπουν ακόμη κάθε λογιστικό γραφείο την ανάγκη για μηχανογράφηση, ίσως είναι η μόνη σωστή επιλογή. Οι νέες τεχνολογίες θα διαδραματίσουν αναμφίβολα έναν ολοένα και πιο σημαντικό ρόλο στη λογιστική και αξίζει να μπείτε σε αυτή τη διαδικασία το συντομότερο δυνατό.