Cloud - διαδικτυακές εφαρμογές στις επιχειρήσεις, μέρος 1. Εφαρμογές γραφείου

Επιχειρήσεις Υπηρεσιών

Στην εποχή του cloud computing, η έννοια του λογισμικού και οι τρόποι που το χρησιμοποιούμε έχει αλλάξει σημαντικά. Μέχρι πρόσφατα, η χρήση λογισμικού συνήθως σχετιζόταν με την ανάγκη εγκατάστασης του από έναν φορέα, π.χ. δισκέτα, CD ή μονάδα flash USB σε έναν υπολογιστή. Επί του παρόντος, χάρη στην εφεύρεση του cloud computing, είναι δυνατή η απομακρυσμένη πρόσβαση στην εφαρμογή. Είναι παρόμοιο με τη διαδικασία της ενοικίασης ενός αυτοκινήτου - το κάνουμε όταν και όταν το χρειαζόμαστε.

Χάρη σε αυτήν την προσέγγιση, δεν χρειάζεται να αγοράσετε άδεια χρήσης λογισμικού. Η ενοικίασή του είναι πιο οικονομική και μειώνει το λειτουργικό κόστος, γιατί δεν αγοράζουμε άδεια σε μόνιμη βάση, αλλά τη χρησιμοποιούμε μόνο ad hoc. Ένα άλλο πλεονέκτημα αυτής της λύσης είναι ότι δεν χρειάζεται να ενημερώσετε τους υπολογιστές της εταιρείας σας. Η λύση στο cloud επιτρέπει όχι μόνο την εξ αποστάσεως ενοικίαση του λογισμικού, αλλά και την εξ αποστάσεως ενοικίαση της κατάλληλης υπολογιστικής ισχύος. Ποιο είναι λοιπόν το μοντέλο πληρωμής σε αυτόν τον τύπο λύσης; Πολύ ευέλικτο, πληρώνουμε μόνο για αυτό που πραγματικά χρησιμοποιούμε. Αυτό είναι ένα από τα βασικά χαρακτηριστικά του cloud computing, χάρη στο οποίο οι λύσεις που βασίζονται σε αυτήν την τεχνολογία κερδίζουν ολοένα και περισσότερους χρήστες.

Ένα άλλο σημαντικό χαρακτηριστικό του cloud computing είναι ο υπηρεσιακός του χαρακτήρας, από αυτή την άποψη υπάρχει η έννοια του SaaS - Software as a Service. Στο μοντέλο υπηρεσιών, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε ένα ευρύ φάσμα λογισμικού: από CRM έως αποκλειστικά συστήματα, π.χ. λογιστική on-line, καθώς και εφαρμογές γραφείου. Είναι οι εφαρμογές γραφείου, όπως ο επεξεργαστής κειμένου ή ένα υπολογιστικό φύλλο, που είναι οι πιο συνηθισμένοι τύποι επιχειρηματικού λογισμικού. Ποιος δεν μας χρησιμοποιεί ή δεν έχει χρησιμοποιήσει το Word ή το Excel στο παρελθόν;

Οι εφαρμογές γραφείου και γραφείου στο cloud είναι το μέλλον

Οι λύσεις γραφείου και οι εφαρμογές γραφείου που βασίζονται στο cloud αποτελούν το απόλυτο μέλλον για εφαρμογές λογισμικού σε μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις, αλλά και σε εταιρείες και μεμονωμένες εφαρμογές. Αυτό το μοντέλο έχει μια σειρά από πλεονεκτήματα, όπως: τυποποίηση, ευελιξία, προσαρμογή στις ανάγκες του παραλήπτη, ταχύτητα και απλότητα υλοποίησης, πρόσβαση σε οποιοδήποτε μέρος και χρόνο. Και αυτό που πρέπει να τονιστεί, προσφέρει πλήθος εξοικονομήσεων σε σύγκριση με τις παραδοσιακές λύσεις, πρωτίστως ως προς τη μείωση του κόστους υλοποίησης, αλλά και σε λειτουργία και συντήρηση.

Η εικόνα της αγοράς πακέτων γραφείου έχει διαμορφωθεί εδώ και χρόνια. Αν και πολλοί έχουν ήδη δοκιμάσει, η Microsoft εξακολουθεί να παραμένει στην πρώτη γραμμή της αγοράς εφαρμογών γραφείου με τη σουίτα Office. Από την άλλη πλευρά, υπάρχει λογισμικό που διανέμεται υπό τους όρους των αδειών GLP, δωρεάν ή περιορισμένο σε επιχειρηματικούς πελάτες, όπως το OpenOffice (https://www.openoffice.org/pl/) ή το LibreOffice (https://pl.libreoffice .org/home/) . Υπάρχουν πολλά περισσότερα παραδείγματα λογισμικού γραφείου με άδεια χρήσης βάσει της άδειας GLPL. Η εμφάνιση του cloud έχει υπονομεύσει τα θεμέλια της Microsoft ως ηγέτη στον κλάδο. Πρώτα, η Google και μετά η Zoho (μια εταιρεία λιγότερο γνωστή στην Πολωνία) παρουσίασαν τις εκδόσεις λογισμικού τους στο διαδικτυακό μοντέλο SaaS, διαθέσιμο μέσω ενός προγράμματος περιήγησης ιστού.

Σύμφωνα με την έρευνα του Gatner, το MS Office εξακολουθεί να παραμένει ο κύριος παίκτης στην αγορά ως προς τον αριθμό των χρηστών πακέτων γραφείου και το μερίδιό του υπολογίζεται σε 80% έως 96%. Οι ενδείξεις δεν περιλαμβάνουν την αυξανόμενη σημασία του μοντέλου SaaS και τον αυξανόμενο ρόλο του ανταγωνισμού της Microsoft από την Google και τη Zoho. Σύμφωνα με την Gartner, το 2013 50 εκατομμύρια από τους 630 εκατομμύρια χρήστες της σουίτας γραφείου (8%) επέλεξαν μια λύση που βασίζεται σε υπηρεσίες cloud. Μέχρι το 2022, 695 εκατομμύρια από τα 1,2 δισεκατομμύρια χρήστες σουιτών γραφείου (δηλαδή το 58%) θα δημιουργούν και θα επεξεργάζονται έγγραφα στο cloud. Μεγάλο ρόλο παίζει η Google, της οποίας το σύνολο εφαρμογών γραφείου Το Google Apps έχει αυξήσει σημαντικά το μερίδιό της από το 2007, όταν υπολογίστηκε σε 10% έως 50% το 2012. Πρέπει επίσης να προστεθεί ότι η Google έχει αξιολογήσει τις ανάγκες των παραληπτών και έχει προσφέρει στους αποδέκτες μια λύση που καλύπτει τις επιχειρηματικές τους ανάγκες. Όταν αναλύουμε πακέτα γραφείου στο μοντέλο SaaS, μπορούμε να διακρίνουμε αρκετά σημαντικά χαρακτηριστικά που τα χαρακτηρίζουν:

  • Τυποποίηση. Στην εποχή της ανάπτυξης τάσεων όπως το BYOD (δηλαδή Bring On You Own Devices), τα τμήματα IT πρέπει να παρέχουν υποστήριξη για εφαρμογές γραφείου σε πολλές πλατφόρμες υλικού, από υπολογιστές έως φορητές συσκευές. Να προσθέσουμε ότι η ιδέα BYOD, η οποία γίνεται ολοένα και πιο δημοφιλής, κυρίως σε εταιρείες, αλλά και μικρομεσαίες, εντάσσεται στη στρατηγική χρήσης λογισμικού όπου είναι δυνατή η ασύρματη κάλυψη του Διαδικτύου.
  • Οικονομίες. Οι εφαρμογές του Office στο cloud εξοικονομούν χρήματα. Τα τέλη χρήσης τους χρεώνονται κατ' αποκοπή και σε μηνιαία βάση.
  • Απλότητα υλοποίησης. Αυτό που είναι χαρακτηριστικό αυτής της διαδικασίας εδώ είναι ότι, από πρακτική άποψη, δεν χρειάζεται να εγκατασταθεί τίποτα. Οι επόπτες συστήματος δημιουργούν λογαριασμούς χρηστών από απόσταση μέσα σε λίγα λεπτά. Η ομαδική και ομαδική εργασία σε διαδικτυακά πακέτα αποκτά μια εντελώς νέα διάσταση, που είναι το πιο δυνατό τους σημείο.Τι αφορά αυτή η διαδικασία; Πολλά άτομα μπορούν να εργαστούν στο ίδιο έγγραφο ταυτόχρονα, με πλήρη έλεγχο της σειράς της έκδοσης του εγγράφου και των αλλαγών που έγιναν σε αυτό. Έτσι, κοιτάζοντας αυτή τη διαδικασία από το λεγόμενο τηλεργασία και κινητή πρόσβαση σε έγγραφα, το μοντέλο SaaS έχει σχεδιαστεί για τέτοιες δραστηριότητες. Αρκεί απλώς να έχετε μια συσκευή εξοπλισμένη με πρόγραμμα περιήγησης με πρόσβαση στο Διαδίκτυο. Θα πρέπει να σημειωθεί, ωστόσο, ότι στην περίπτωση των φορητών συσκευών, η εμφάνιση της διεπαφής χρήστη αφήνει ακόμα πολλά περιθώρια. Με άλλα λόγια, το ίδιο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου στο tablet και το smartphone θα φαίνεται λίγο διαφορετικό λόγω της ιδιαιτερότητας της συσκευής και των τεχνικών περιορισμών.

Εφαρμογές γραφείου στο cloud - ομοιότητες και διαφορές

Η βάση κάθε σουίτας γραφείου είναι η τριάδα της: επεξεργαστής κειμένου, υπολογιστικά φύλλα και λογισμικό παρουσίασης. Αυτός είναι ο πυρήνας της βασικής έκδοσης των Εγγράφων Google, επίσης η Microsoft προσφέρει την έκδοση του Office στο διαδικτυακό μοντέλο, διαθέσιμη στη διεύθυνση https://www.office.com/. Θα πρέπει να αναφερθεί ότι τα πακέτα εφαρμογών γραφείου είναι εξοπλισμένα με λειτουργίες που θα κάνουν την εργασία μαζί τους πιο εύκολη και ελκυστική - για παράδειγμα συστήματα ανταλλαγής μηνυμάτων και e-mail. Οι εφαρμογές του Office στο πακέτο Google Apps περιλαμβάνουν γνωστό και δημοφιλές Gmail. Η Microsoft παρέχει ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για το Outlook και το Lync messenger για ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων και άμεσων μηνυμάτων. Επιπλέον, τα σετ γραφείου περιλαμβάνουν εξειδικευμένα προγράμματα δημιουργίας και διαχείρισης επαφών και ημερολογίων.

Μερικές φορές προσφέρουν αρκετά μοναδικά χαρακτηριστικά, π.χ. η Microsoft παρουσίασε μια νέα ποιότητα πριν από λίγο καιρό με το εργαλείο OneNote, το οποίο παραμένει ένα από τα καλύτερα λογισμικά λήψης σημειώσεων. Τα πλεονεκτήματά του θα εκτιμηθούν καλύτερα από τους χρήστες tablet. Οι χειρόγραφες σημειώσεις σας μπορούν στη συνέχεια να μεταγραφούν σε κανονικό κείμενο. Μια ενδιαφέρουσα λειτουργία στον τομέα της διαχείρισης έργων προσφέρει το πακέτο Zoho (www.zoho.com) - Zoho Project, το οποίο ανταγωνίζεται λειτουργικά το SharePoint της Microsoft. Μια σημαντική πτυχή των σειρών εφαρμογών γραφείου είναι η συμβατότητα που είναι διαθέσιμη κατά το άνοιγμα και την αποθήκευση εγγράφων που δημιουργούνται σε ανταγωνιστικές λύσεις. Για παράδειγμα, το Google Apps προσφέρει συμβατότητα με τη μορφή DOCX. Δεν πρέπει επίσης να ξεχνάμε τα γλωσσικά ζητήματα, αλλά εδώ και οι τρεις αναφερόμενες σουίτες γραφείου Microsoft Office, Google Apps ή Zoho Office προσφέρουν μια Πολωνική διεπαφή χρήστη.

Ποιο είναι το μέλλον των διαδικτυακών εφαρμογών γραφείου;

Η πιο σημαντική πρόκληση για τους κατασκευαστές πακέτων γραφείου στο διαδίκτυο είναι να διασφαλίσουν τη συμβατότητα με έναν αυξανόμενο αριθμό φορητών συσκευών. Η πρόκληση είναι αρκετά περίπλοκη καθώς απαιτεί συνεπή εμφάνιση σε όλες τις διαθέσιμες κινητές συσκευές, αλλά όχι μόνο. Ο στόχος των προγραμματιστών λογισμικού στο cloud, όχι μόνο του γραφείου, είναι να παρέχουν το τέλειο μοτίβο στο οποίο όλες οι εφαρμογές γραφείου θα φαίνονται και θα λειτουργούν το ίδιο σε όλες τις συσκευές. Για παράδειγμα, ένα έγγραφο στο PowerPoint θα πρέπει να έχει την ίδια εμφάνιση σε iPhone, φορητό υπολογιστή ή επιτραπέζιο υπολογιστή. Το ίδιο το αρχείο υποτίθεται ότι φορτώνεται στη συσκευή με παρόμοια ταχύτητα και παρέχει τις ίδιες λειτουργίες επεξεργασίας. Ωστόσο, αυτό είναι το τραγούδι του μέλλοντος και απέχει ακόμα πολύ από το ιδανικό.

Δεδομένου ότι είναι δύσκολο να βρεθεί ένα ιδανικό, το cloud ως λύση έχει τα συγκεκριμένα μειονεκτήματά του. Ένα από αυτά είναι η καθυστέρηση που προκύπτει από την αποστολή δεδομένων, συμπεριλαμβανομένης ολόκληρης της προβολής της εφαρμογής (interface), μέσω του Διαδικτύου. Ανάλογα με τον τόπο σύνδεσης, την ταχύτητα της σύνδεσης και τον τύπο της, π.χ. συνδέσεις GSM ή σταθερή, οι καθυστερήσεις στην απομακρυσμένη εργασία μπορεί να είναι μικρότερες ή μεγαλύτερες. Επομένως, οι τοπικές λύσεις, δηλαδή η εγκατάσταση απευθείας στη συσκευή, θα έχουν πάντα πλεονέκτημα έναντι των λύσεων στο cloud.

Όταν πρόκειται για εφαρμογές γραφείου, το ζήτημα της απομακρυσμένης αποθήκευσης εγγράφων θα παραμείνει ένα πολύ ευαίσθητο ζήτημα για πολλούς χρήστες. Είναι ένα θέμα που προκαλεί σημαντική διαμάχη μεταξύ πολλών παραληπτών, ειδικά των επιχειρήσεων. Τα θέματα ασφάλειας δεδομένων σέβονται την αδιάκριτη χρήση διαδικτυακών λύσεων. Ωστόσο, πολλές εταιρείες δεν συνειδητοποιούν ότι τα μέτρα ασφαλείας που χρησιμοποιούνται επί του παρόντος κατά της μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης σε δεδομένα είναι σε πολύ υψηλό επίπεδο και οι καλύτεροι πάροχοι στην αγορά προσφέρουν ασφάλεια σε επίπεδο ανέφικτο για πολλές μικρότερες επιχειρήσεις. Επομένως, δεν πρέπει να φοβάστε την αποθήκευση πληροφοριών στο cloud, αλλά να επιλέξετε έναν κατάλληλα αξιόπιστο πάροχο λύσεων.