Εταιρικά έγγραφα - πώς να τα αποθηκεύσετε;

Φόρος Υπηρεσίας

Όταν διευθύνετε μια επιχείρηση, θυμηθείτε να διατηρείτε την τεκμηρίωση της εταιρείας. Ανάλογα με τα δεδομένα που περιέχει, θα πρέπει να διατηρηθεί για 5 έως 50 χρόνια. Για το λόγο αυτό, η τεκμηρίωση μπορεί να χωριστεί σε 3 ομάδες. Αυτά είναι φορολογικά έγγραφα, έγγραφα ZUS και έγγραφα εργαζομένων.

Φορολογικά έγγραφα

Σύμφωνα με τον Λογιστικό Νόμο και το άρθρο. 86 του Φορολογικού Διατάγματος, τα φορολογικά έγγραφα πρέπει να φυλάσσονται για περίοδο 5 ετών, υπολογίζοντας από το τέλος του ημερολογιακού έτους κατά το οποίο έληξε η προθεσμία πληρωμής του φόρου. Με άλλα λόγια, τα δικαιολογητικά που αφορούν π.χ. τον φόρο εισοδήματος φυσικών προσώπων για το 2010, η προθεσμία πληρωμής του οποίου είναι η 30η Απριλίου 2011, θα πρέπει να διατηρηθούν μέχρι το τέλος του ημερολογιακού έτους 2016.

Τα φορολογικά έγγραφα είναι όλα αντίγραφα και πρωτότυπα τιμολογίων ΦΠΑ, έγγραφα που σχετίζονται με είσπραξη και είσπραξη φόρων, φορολογικά βιβλία και συναφή έγγραφα, καθώς και όλα τα αντίγραφα εκδοθέντων λογαριασμών - αυτό ισχύει για τους φορολογούμενους που εκδίδουν τιμολόγια και όσους υποχρεούνται να τα ζητήσουν.

Οι ίδιοι κανόνες ισχύουν για τους φορολογούμενους ΦΠΑ. Επίσης υποχρεούνται να αρχειοθετούν όλα τα πρωτότυπα και αντίγραφα των τιμολογίων και των διορθωτικών τιμολογίων, καθώς και τα αντίγραφα των εγγράφων αυτών μέχρι τη λήξη της φορολογικής υποχρέωσης.

Η αδυναμία αρχειοθέτησης εγγράφων ή η ακατάλληλη αποθήκευση τους μπορεί να οδηγήσει σε ποινική ευθύνη σύμφωνα με το άρθρο. 83 του Δημοσιονομικού Ποινικού Κώδικα. Στην πράξη, καταλήγει σε πρόστιμο πολλών δεκάδων χιλιάδων ζλότι.

Έγγραφα ZUS

Οι σχετικοί κανονισμοί αποθήκευσης εγγράφων ορίζουν μόνο εν μέρει τους κανόνες για την αποθήκευση ασφαλιστικών εγγράφων. Επίσης διαφοροποιούν την περίοδο αποθήκευσης ανάλογα με τον τύπο του εγγράφου. Για το λόγο αυτό, διακρίνονται τρία είδη εγγράφων με διαφορετικές περιόδους διατήρησης. Πρόκειται για έγγραφα αίτησης, διακανονισμού και πληρωμής.

έγγραφα αίτησης

Μετά την έναρξη της επιχειρηματικής δραστηριότητας, ανεξάρτητα από το είδος της, η οντότητα που θα είναι η καταβολή εισφορών απαιτείται να εγγραφεί στη ZUS. Η εγγραφή πραγματοποιείται αφού συμπληρώσετε και υποβάλετε στη ZUS τα σχετικά έγγραφα ZUS ZFA ή ZUS ZPA. Η περίοδος για την οποία θα φυλάσσονται αυτά τα έγγραφα δεν έχει διευκρινιστεί. Θα πρέπει να υποτεθεί ότι καθ' όλη τη διάρκεια της άσκησης των εργασιών, ο πληρωτής θα πρέπει να διατηρεί έγγραφο που να επιβεβαιώνει το δικαίωμά του να διακανονίζει εισφορές για τους μισθωτούς. Ο εισφορέας υποχρεούται να παρέχει, μεταξύ άλλων, κατόπιν αιτήματος του επιθεωρητή ελέγχου της ZUS, έγγραφο που τον εγγράφει στη ZUS ως εισφοροπληρωτή.

Έγγραφα τιμολόγησης

Ο πληρωτής εισφορών υποχρεούται να αποθηκεύει δηλώσεις διακανονισμού και προσωπικές μηνιαίες αναφορές που υποβάλλονται στη ZUS, καθώς και διορθωτικά έγγραφα που αποστέλλονται στη ZUS, δηλώσεις και αναφορές για 10 χρόνια από την ημερομηνία αποστολής τους στη ZUS.Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, ο πληρωτής θα πρέπει να διατηρεί τόσο αντίγραφα των εγγράφων που υποβάλλονται σε έντυπη μορφή όσο και έγγραφα που υποβάλλονται ηλεκτρονικά.

Έγγραφα πληρωμής

Τα παραστατικά πληρωμής είναι απόδειξη καταβολής εισφορών και η ημερομηνία καταβολής τους. Η υποχρέωση φύλαξης παραστατικών πληρωμής και τιμολόγησης απορρέει έμμεσα από το Φορολογικό Διάταγμα. Οι εισφορές για κοινωνική ασφάλιση, ασφάλιση υγείας, Ταμείο Εργασίας και Εγγυημένο Ταμείο Παροχών Εργαζομένων εκπίπτουν για το εισόδημα του επιχειρηματία. Αυτά τα έγγραφα, επειδή παρέχουν αποδεικτικά στοιχεία για τις δαπάνες που πραγματοποιήθηκαν και το δικαίωμα για σύνταξη γήρατος, θα πρέπει να φυλάσσονται μέχρι τη λήξη των φορολογικών υποχρεώσεων ή έως ότου το Ίδρυμα Κοινωνικών Ασφαλίσεων επιβεβαιώσει τα συνταξιοδοτικά δικαιώματα.

Έγγραφα εργαζομένων

Τα έγγραφα των εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που αφορούν περιόδους απασχόλησης και αμοιβής για εργασία, φυλάσσονται για 50 χρόνια από το τέλος της εργασίας για τον πληρωτή από τον ασφαλισμένο. Με βάση αυτά τα έγγραφα, η ZUS καθορίζει τη βάση για τον υπολογισμό της σύνταξης γήρατος ή αναπηρίας. Εάν η εταιρεία έχει εκκαθαριστεί, τότε τις υποχρεώσεις αποθήκευσης μπορεί να αναλάβει εξειδικευμένο αρχείο. Η υποχρέωση αυτή ρυθμίζεται από τον νόμο της 17ης Δεκεμβρίου 1998 για τις συντάξεις και τις συντάξεις αναπηρίας από το Ταμείο Κοινωνικών Ασφαλίσεων (Νομική Εφημερίδα του 2004, Αρ. 39, σημείο 353, όπως τροποποιήθηκε), άρθρο 125α παρ. 4.

Τρόποι αποθήκευσης εγγράφων και ορόσημο στη λογιστική

Η τεκμηρίωση της εταιρείας θα πρέπει να φυλάσσεται στην αρχική της μορφή στα κεντρικά γραφεία ή στο υποκατάστημα της οικονομικής οντότητας. Είναι καλύτερα να χωρίζεται σε περιόδους τακτοποίησης για να μπορείτε να τα βρείτε εύκολα και γρήγορα. Επιπλέον, θα πρέπει να φροντίζετε για την τεκμηρίωση των υιοθετημένων λογιστικών αρχών, λογιστικών βιβλίων, λογιστικών κουπονιών, παραστατικών απογραφής και οικονομικών καταστάσεων. Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να τα προστατεύσετε από ζημιά ή πλήρη καταστροφή. Θα πρέπει επίσης να τα προστατεύσετε από μη εξουσιοδοτημένες αλλαγές και μη εξουσιοδοτημένη διανομή.

Αυτό δεν σημαίνει, ωστόσο, ότι τα έγγραφα πρέπει να είναι μόνο σε έντυπη μορφή. Χάρη στην τροποποίηση του νόμου περί λογιστικής, κάθε επιχειρηματίας έχει το δικαίωμα να διατηρεί και να αποθηκεύει εταιρική τεκμηρίωση σε ηλεκτρονική μορφή. Αυτό σας δίνει απεριόριστες δυνατότητες. Πρώτα απ 'όλα, εύκολη και γρήγορη πρόσβαση σε έγγραφα από οπουδήποτε στον κόσμο χρησιμοποιώντας το Διαδίκτυο. Επιπλέον, εξοικονομείται χρόνος και χρήμα. Ακόμη και αρκετές χιλιάδες ζλότι το χρόνο. Αυτός είναι ένας εναλλακτικός τρόπος για τις σύγχρονες εταιρείες για τις οποίες η αποτελεσματική διαχείριση είναι σημαντική.

Η τεκμηρίωση με τη μορφή ηλεκτρονικού αρχείου είναι πολύ πιο εύκολη, πράγμα που δεν σημαίνει ότι δεν χρειάζεται προσεκτική φροντίδα. Ο υπολογιστής στον οποίο είναι αποθηκευμένα τα αρχεία με την εταιρική τεκμηρίωση πρέπει να προστατεύεται από ιούς και κάθε είδους απειλές που σχετίζονται με απώλεια δεδομένων. Πρέπει επίσης να δημιουργούνται συστηματικά αντίγραφα ασφαλείας των εταιρικών εγγράφων σε κατάλληλα ασφαλισμένους φορείς δεδομένων, έτσι ώστε η καταγραφή σε αυτούς να διαρκέσει την απαιτούμενη περίοδο αρχειοθέτησης. Για το σκοπό αυτό, είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε λογισμικό λογιστικής με άδεια χρήσης με έναν αριθμό δοκιμασμένων λειτουργιών. Η αρχειοθέτηση των εταιρικών εγγράφων μπορεί να γίνει μόνο σε μέσα πληροφορικής με εφάπαξ μόνιμη εγγραφή. Η προϋπόθεση για τη χρήση αυτής της μεθόδου αποθήκευσης είναι να υπάρχουν συσκευές που επιτρέπουν την αναπαραγωγή αποδεικτικών στοιχείων με τη μορφή εκτυπώσεων.

Τι μπορεί να αποθηκευτεί ηλεκτρονικά

Σύμφωνα με τον νόμο περί λογιστικής (άρθρο 73 παράγραφος 2), μια ηλεκτρονική εγγραφή μπορεί να περιλαμβάνει λογιστικά βιβλία, λογιστικά κουπόνια, αντίγραφα εγγράφων μετρητών, έγγραφα απογραφής και οικονομικές καταστάσεις. Εάν ολόκληρη η λογιστική της εταιρείας διατηρείται σε υπολογιστή με χρήση ειδικού λογιστικού λογισμικού, μπορεί να αποθηκευτεί και να αρχειοθετηθεί με αυτόν τον τρόπο. Τα ταμειακά έγγραφα, οι τραπεζικές καταστάσεις, οι λογιστικές εντολές και οι φορολογικές δηλώσεις μπορούν επίσης να μεταφερθούν σε φορείς δεδομένων πληροφορικής μετά την έγκριση των οικονομικών καταστάσεων. Όλα τα εταιρικά έγγραφα που δημιουργήθηκαν αρχικά σε αυτή τη φόρμα θα πρέπει επίσης να αποθηκεύονται σε ηλεκτρονική μορφή. Δηλαδή, εάν ο πληρωτής τον έχει εγγράψει στη ZUS ως πληρωτή σε ηλεκτρονική μορφή μέσω Διαδικτύου, τότε υποχρεούται να διατηρεί την επιβεβαίωση αυτής της ειδοποίησης και σε ηλεκτρονική μορφή.