Πώς να αποδείξετε ότι το αυτοκίνητο χρησιμοποιείται αποκλειστικά στην εταιρεία

Φόρος Υπηρεσίας

Οι τροποποιήσεις του νόμου περί ΦΠΑ σχετικά με τη χρήση αυτοκινήτων στην εταιρεία οδήγησαν στην ανάγκη να αποδειχθεί ότι το αυτοκίνητο χρησιμοποιείται μόνο στην εταιρεία από την 1η Απριλίου 2014. Τα χιλιόμετρα και η δήλωση του αυτοκινήτου στην εφορία στο έντυπο ΦΠΑ-26 δεν αρκούν πάντα. Πώς να αποδείξουμε λοιπόν ότι το όχημα χρησιμοποιείται μόνο για επαγγελματικούς λόγους και ότι δικαιούμαστε έκπτωση 100% ΦΠΑ από τα έξοδα που σχετίζονται με την καθημερινή του λειτουργία;

Οδηγήστε το χιλιόμετρο λεπτομερώς

Ο επιχειρηματίας συνήθως περιορίζει τα χιλιόμετρα στην είσοδο στην πόλη ή στην οδό και στον καθορισμό του προορισμού σε πολύ περιορισμένη μορφή, π.χ. "αναχώρηση προς τον πελάτη". Από την άλλη πλευρά, για την αξιόπιστη αποτύπωση των γεγονότων, οι καταχωρήσεις θα πρέπει να διατηρούνται με λίγο μεγαλύτερη ακρίβεια κάθε φορά - στο παράδειγμα που δίνεται, θα πρέπει να αναφέρεται το όνομα και το επώνυμο ή η εταιρεία του πελάτη. Σίγουρα, ούτε μια σύντομη περιγραφή του θέματος, πχ παράδοση εγγράφων, υποβολή δήλωσης ΦΠΑ-7 κ.λπ., δεν θα βλάψει.

Έχετε δύο αυτοκίνητα: εταιρικό και ιδιωτικό - χωρίστε και τεκμηριώστε τα έξοδα

Επειδή το Υπουργείο Οικονομικών εφιστά την προσοχή κυρίως στην υποψία ταυτόχρονης χρήσης εταιρικού αυτοκινήτου για ιδιωτικούς σκοπούς, όταν ένας ατομικός έμπορος έχει στην κατοχή του ένα αυτοκίνητο κάτω των 3,5 τόνων και δεν είναι όχημα κατασκευαστικά σχεδιασμένο αποκλειστικά για εταιρικούς σκοπούς, γεγονός είναι σίγουρα 100% η έκπτωση του ΦΠΑ θα αμφισβητηθεί από τις φορολογικές αρχές. Σε μια τέτοια περίπτωση, υπάρχει σαφώς μια πιθανή πιθανότητα χρήσης του αυτοκινήτου για ιδιωτικούς σκοπούς - και δεν μπορεί να αποκλειστεί.

Ωστόσο, όταν ένας επιχειρηματίας έχει δύο αυτοκίνητα: ένα Ι.Χ. και ένα εταιρικό, η κατάσταση είναι πιο ευνοϊκή για τον φορολογούμενο. Είναι δυνατόν να αποδειχθεί ότι το ένα αυτοκίνητο είναι μόνο για επαγγελματικά ταξίδια και το άλλο για ιδιωτική χρήση. Ένας επιπλέον τρόπος για να αποδείξετε μια τέτοια κατάσταση πραγμάτων είναι να κρατήσετε έγγραφα που επιβεβαιώνουν τα έξοδα τόσο για την εταιρεία όσο και για το ιδιωτικό αυτοκίνητο. Στη συνέχεια, θα πρέπει να διασφαλιστεί ότι τα τιμολόγια περιέχουν πληροφορίες σχετικά με τον αριθμό κυκλοφορίας του αυτοκινήτου στο οποίο αναφέρεται η δαπάνη, παρόλο που οι κανονισμοί δεν το απαιτούν πλέον. Η απόδειξη ότι το κόστος προέρχεται επίσης από την ιδιωτική τσέπη για ένα αυτοκίνητο εκτός της επιχείρησης θα επιτρέψει να δείξουμε ότι ο φορολογούμενος είναι σε θέση και διαχωρίζει την ιδιωτική και την εταιρική χρήση.

Η διαδικασία που προτείνεται παραπάνω δεν προκύπτει από κανέναν από τους ισχύοντες κανονισμούς, αλλά μέχρι να αναπτυχθεί σαφής και συγκεκριμένη νομολογία σε αυτού του είδους τις περιπτώσεις, οποιαδήποτε πρόσθετη μορφή τεκμηρίωσης μπορεί να προστατεύσει τα συμφέροντα του φορολογούμενου.

Καθορίστε τους κανόνες χρήσης αυτοκινήτων της εταιρείας – κανονισμούς

Η υποψία για τη δυνατότητα χρήσης εταιρικού αυτοκινήτου για σκοπούς άλλους από την ασκούμενη δραστηριότητα πέφτει εκ των άνω και στους φορολογούμενους που απασχολούν εργαζόμενους στην επιχείρησή τους. Κατά κανόνα, δεν είναι δυνατός ο 100% έλεγχος του πραγματικού σκοπού της χρήσης των αυτοκινήτων. Ωστόσο, ο επιχειρηματίας μπορεί να θεσπίσει σαφείς κανόνες για τη χρήση των αυτοκινήτων στην εταιρεία, π.χ. συμπεριλαμβάνοντάς τους σε εσωτερικούς κανονισμούς. Το περιεχόμενό του θα πρέπει να εξηγεί το καθήκον αξιόπιστης οδήγησης σε χιλιόμετρα, καθώς και την απαγόρευση χρήσης αυτοκινήτων για σκοπούς άλλους από επίσημες δραστηριότητες. Επιπλέον, θα πρέπει να σκιαγραφηθεί η υποχρέωση εγκατάλειψης των υπηρεσιακών αυτοκινήτων μετά το τέλος της εκτέλεσης των καθηκόντων των εργαζομένων σε έναν καθορισμένο χώρο.

Επιπλέον, θα ήταν ευθύνη του εργοδότη να ενημερώσει όλους τους εργαζομένους για τους κανόνες που ορίζονται. Προκειμένου να επιβεβαιωθεί ότι κάθε εργαζόμενος είναι εξοικειωμένος με τους κανονισμούς που ισχύουν στην εταιρεία, είναι απαραίτητο να συλλέξετε υπογεγραμμένες δηλώσεις σχετικά με την εκτέλεση αυτής της δραστηριότητας. Οι κανονισμοί θα πρέπει να είναι γενικά διαθέσιμοι. Στην ιδανική περίπτωση, θα πρέπει να είναι σε κάθε ένα από τα οχήματα.

Ωστόσο, η απλή θέσπιση κανόνων και η εξοικείωση των εργαζομένων με αυτούς μπορεί να αποδειχθεί αναποτελεσματική εάν δεν διοριστεί επόπτης για τον έλεγχο της εφαρμογής των κανονισμών. Επομένως, θα πρέπει να καθοριστεί η όλη διαδικασία που σχετίζεται με τη χρήση των αυτοκινήτων στην εταιρεία και τον έλεγχο αυτής της χρήσης.

Δημιουργήστε μια σύμβαση ανάθεσης του οχήματος σε έναν υπάλληλο

Μια άλλη μορφή προστασίας έναντι της κατηγορίας χρήσης του αυτοκινήτου για σκοπούς άλλους από επιχειρηματικές δραστηριότητες σε μια κατάσταση όπου τα εταιρικά αυτοκίνητα διατίθενται για χρήση από υπαλλήλους είναι η προετοιμασία μιας συμφωνίας ανάθεσης αυτοκινήτου μεταξύ του εργαζομένου και της εταιρείας. Στη συνέχεια ο εργαζόμενος αναλαμβάνει να αναλάβει εγγράφως την ευθύνη για τη χρήση του εταιρικού αυτοκινήτου σύμφωνα με τους κανόνες που ισχύουν στην εταιρεία.

Επιβλέπετε τη χρήση των οχημάτων στην εταιρεία με τη βοήθεια GPS

Για να ελέγξετε τη χρήση εταιρικών αυτοκινήτων, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την τεχνολογία GPS, η οποία σας επιτρέπει να καταγράφετε τις διαδρομές που διανύουν εταιρικά αυτοκίνητα. Ωστόσο, αυτή η μορφή «παρακολούθησης» εταιρικών οχημάτων θα πρέπει να κοινοποιείται αυστηρά στους υπαλλήλους που χρησιμοποιούν αυτά τα οχήματα. Θα πρέπει επίσης να θυμόμαστε ότι το ίδιο το καταγραφικό GPS δεν αντικαθιστά την υποχρέωση διατήρησης του επιτρεπόμενου χιλιομέτρου για σκοπούς ΦΠΑ. Ωστόσο, μπορεί να είναι μια πρόσθετη μορφή ελέγχου και τεκμηρίωσης της χρήσης των αυτοκινήτων αποκλειστικά για σκοπούς που σχετίζονται με την εκτελούμενη δραστηριότητα.

Μην νοικιάζετε αυτοκίνητα σε υπαλλήλους!

Οι εξηγήσεις του υπουργείου Οικονομικών δείχνουν ότι εάν επιχειρηματίας που απασχολεί υπαλλήλους χρησιμοποιεί αυτοκίνητα στην εταιρεία κάτω των 3,5 τόνων, από τα οποία αφαιρεί το 100% (τρέχοντα λειτουργικά έξοδα, συμπεριλαμβανομένων των αγορών καυσίμων), δεν πρέπει να νοικιάζει τα αυτοκίνητα αυτά σε εργαζομένους. Φυσικά, υπό την προϋπόθεση ότι η επιχείρηση που διευθύνεται από τον επιχειρηματία δεν ασχολείται γενικά με αυτό το είδος δραστηριότητας. Όπως αναφέρεται στο φυλλάδιο που ετοίμασε το Υπουργείο, μια τέτοια ενέργεια «μπορεί να υποδηλώνει προσπάθεια παράκαμψης των κανονισμών εφαρμογής της απόφασης παρέκκλισης». Φυσικά, οι ρυθμίσεις δεν απαγορεύουν ρητά μια τέτοια κατάσταση, αλλά διατάσσεται να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στο θέμα του καθορισμού του τιμήματος για ενδεχόμενη ενοικίαση για δικό του εργαζόμενο.