Έλεγχος λογιστικών γραφείων και αντιμετώπιση νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες

Λογιστικά Γραφεία

Παράλληλα με την τροποποίηση του νόμου για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες, δίνεται η δυνατότητα διενέργειας εκτεταμένων ελέγχων στα λογιστικά γραφεία. Τι ακριβώς είναι η καταπολέμηση του ξεπλύματος χρήματος; Το AML (Anti Money Laundering) είναι ένα θέμα που κάθε χρόνο κερδίζει δυναμική στη χώρα μας. Για το λόγο αυτό, εδώ και αρκετά χρόνια, η πολωνική νομοθεσία προσπαθεί να αυστηροποιήσει τις διατάξεις που σχετίζονται με την καταπολέμηση της λεκάνης χρήσης με τέτοιο τρόπο ώστε να παρέχει το λιγότερο περιθώριο σε οντότητες που χρησιμοποιούν αυτή τη διαδικασία για να αποκομίσουν υλικά οφέλη. Ο νόμος για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας εισήγαγε μια αλλαγή, σύμφωνα με την οποία και τα λογιστικά γραφεία ενδέχεται να υπόκεινται στον έλεγχο της εκτέλεσης όλων των υποχρεώσεων που σχετίζονται με την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες.

Καταπολέμηση του ξεπλύματος βρώμικου χρήματος και των νέων υποχρεώσεων που επιβάλλονται στα λογιστικά γραφεία

Γιατί τα λογιστικά γραφεία συγκαταλέγονται στις οντότητες που πρέπει να εφαρμόζουν οποιεσδήποτε διαδικασίες καταπολέμησης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες; Λόγω των διατάξεων του νόμου, ο οποίος ορίζει ότι όλα τα ιδρύματα υποχρεούνται να εφαρμόζουν όλα τα μέτρα ασφαλείας σε περίπτωση που πραγματοποιείται περιστασιακή συναλλαγή μετρητών τουλάχιστον 10.000 ευρώ ως μέρος μιας ή περισσότερων συναλλαγών.

Για το λόγο αυτό τα λογιστικά γραφεία οφείλουν, μεταξύ άλλων, να τηρούν μητρώο συναλλαγών που πληρούν την παραπάνω προϋπόθεση. Ωστόσο, αυτή είναι μόνο η αρχή των αλλαγών που έχουν τεθεί σε ισχύ φέτος. Επιπλέον, τα λογιστικά γραφεία πρέπει να δέχονται δηλώσεις που σχετίζονται με την κατοχή εκτεθειμένων πολιτικών θέσεων από τον πελάτη.

Άλλα καθήκοντα περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, την τακτική ανάλυση κινδύνου, την αναστολή ύποπτων συναλλαγών, τη συλλογή και αποθήκευση οικονομικών πληροφοριών, καθώς και την παροχή όλων των πληροφοριών στη Γενική Επιθεώρηση.

Πώς να προετοιμαστείτε για αλλαγές στην AML;

Λόγω της πολύπλοκης εμβέλειας του θέματος, κάθε λογιστικό γραφείο έπρεπε να προετοιμαστεί εκ των προτέρων για αλλαγές που σχετίζονται με τη διαδικασία καταπολέμησης της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες. Ως μέρος των βασικών προετοιμασιών, είναι απαραίτητη η διεξαγωγή εκπαίδευσης στον τομέα της AML, η δημιουργία σαφών διαδικασιών αξιολόγησης κινδύνου, καθώς και η προετοιμασία εσωτερικών διαδικασιών που σχετίζονται με όλα τα θέματα AML.

Το λογιστήριο υποχρεούται επιπρόσθετα να ορίσει έναν πληροφοριοδότη, δηλαδή ένα πρόσωπο που θα είναι υπεύθυνο για την αναφορά τυχόν παρατυπιών που σχετίζονται με την εφαρμογή διαδικασιών που αποσκοπούν στην καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες.

Πιθανοί έλεγχοι λογιστικών γραφείων

Στο πλαίσιο της τροποποίησης της πράξης προβλέπονται και έλεγχοι για την εκπλήρωση των υποχρεώσεων AML των λογιστικών γραφείων. Σύμφωνα με τους κανονισμούς, οι επιθεωρήσεις διενεργούνται σύμφωνα με το σχέδιο επιθεώρησης που έχει εκπονηθεί προηγουμένως και ο επικεφαλής υπεύθυνος για την ορθότητα της επιθεώρησης είναι ο Γενικός Επιθεωρητής.

Η επιθεώρηση πρέπει να διενεργείται από τουλάχιστον δύο υπαλλήλους που είναι δεόντως εξουσιοδοτημένοι για τη διεξαγωγή της. Αυτή η εξουσιοδότηση θα πρέπει να επιδεικνύεται στον εκπρόσωπο του λογιστηρίου, ο οποίος μπορεί να επαληθεύσει τη νομική βάση για την επιθεώρηση, το εύρος, την ημερομηνία και τον τόπο της, καθώς και τα προσωπικά δεδομένα των επιθεωρητών στο έγγραφο.

Ποια είναι τα καθήκοντα του ελεγκτή;

Οι κανονισμοί ορίζουν με μεγάλη ακρίβεια τη φύση του ελέγχου και όλα τα οργανωτικά ζητήματα, συμπεριλαμβανομένων των καθηκόντων και των εξουσιών του ελεγχόμενου και του ελεγχόμενου ατόμου.

Έτσι, ο έλεγχος λαμβάνει χώρα τις ημέρες και ώρες κανονικής λειτουργίας του λογιστηρίου, εκτός εάν υπάρχει πιθανότητα διάπραξης εγκλήματος - σε μια τέτοια περίπτωση, οι δραστηριότητες αναλαμβάνονται συνήθως τις ημέρες άδειας από τη λειτουργία της εγκατάστασης ή κατά καιρούς εκτός από τις ώρες υποδοχής πελατών. Ένας ελεγκτής χωρίς άδεια μπορεί να κινηθεί σε οποιοδήποτε χώρο στην έδρα της εταιρείας, χωρίς να χρειάζεται να έχει κατάλληλο πάσο.Όλες οι δραστηριότητες ελέγχου θα πρέπει να εκτελούνται υπό την επίβλεψη εκπροσώπου της ελεγχόμενης οντότητας. Μετά την επιθεώρηση, ο επιθεωρητής έχει το δικαίωμα να δέχεται εξηγήσεις, οποιαδήποτε πληροφορία και να διεξάγει συνεντεύξεις μεταξύ προσώπων εξουσιοδοτημένων από το λογιστήριο, υπαλλήλων γραφείου και άλλων προσώπων που εργάζονται για το λογιστήριο.

Ποια είναι τα καθήκοντα ενός ελεγμένου λογιστικού γραφείου;

Ώρα να συζητήσουμε τις υποχρεώσεις της ελεγχόμενης οντότητας. Το λογιστήριο πρέπει πρώτα από όλα να διασφαλίσει την έγκαιρη παράδοση όλων των πληροφοριών και εγγράφων που μπορεί να διευκολύνουν τον έλεγχο, καθώς και να διαθέσει όλες τις συσκευές που θα επιτρέπουν στον ελεγκτή την επικοινωνία. Το λογιστήριο υποχρεούται να συναινεί στη δημιουργία αντιγράφων εγγράφων, τη λήψη φωτογραφιών και την ηχογράφηση. Τι γίνεται με τα οικονομικά έγγραφα που δεν είναι στα πολωνικά; Η ελεγχόμενη οντότητα πρέπει να παρουσιάσει επίσημη μετάφραση κάθε εγγράφου, ειδικά εάν είναι σχετική με το αποτέλεσμα του ελέγχου. Το αποτέλεσμα του ελέγχου είναι το πρωτόκολλο ελέγχου, το οποίο ορίζει την περιγραφή των δραστηριοτήτων που εκτελούνται μαζί με τα πραγματικά ευρήματα και τις περιγραφές τυχόν παρατυπιών. Κάθε παρατυπία πρέπει να περιέχει περιγραφή του πεδίου εφαρμογής καθώς και τα στοιχεία του ατόμου που είναι υπεύθυνο για αυτήν.