Παρακολούθηση στο χώρο εργασίας - τι επιτρέπεται να κάνει ο εργοδότης

Υπηρεσία

Η λέξη "παρακολούθηση", όπως και "έλεγχος", μπορεί να προκαλέσει δυσάρεστες συνειρμούς. Είναι κατανοητό καθώς το σύστημα παρακολούθησης αποτελεί ένα είδος περιορισμού της ελευθερίας των ατόμων που διαμένουν στον τόπο όπου λειτουργεί. Αυτά τα άτομα, έχοντας επίγνωση ότι η συμπεριφορά τους παρακολουθείται, μπορεί να αισθάνονται δυσφορία. Από την άλλη, στις πραγματικότητες του χώρου εργασίας υπάρχουν περιπτώσεις που θα δικαιολογηθεί η παρατήρηση των εργαζομένων. Ο Εργατικός Κώδικας θέτει αποδεκτά όρια για την εφαρμογή της παρακολούθησης από τον εργοδότη

Τι είναι η παρακολούθηση;

Σύμφωνα με το άρθ. 222 § 1 του Εργατικού Κώδικα, η παρακολούθηση θα πρέπει να νοείται ως ειδική επίβλεψη στους χώρους του χώρου εργασίας ή στην περιοχή γύρω από τον χώρο εργασίας με τη μορφή τεχνικών μέτρων που επιτρέπουν την εγγραφή εικόνας.

Η προσέγγιση του κώδικα για την παρακολούθηση δεν περιλαμβάνει ηχογράφηση. Στις «Οδηγίες του Προέδρου του Γραφείου Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα για την παρακολούθηση βίντεο» (σελ. 26, https://uodo.gov.pl) αναφέρθηκε ότι οι διατάξεις για την παρακολούθηση δεν επιτρέπουν κατ' αρχήν ηχογράφηση . Τέτοιες εξουσίες παραχωρούνται μόνο σε υπηρεσίες ασφαλείας και ειδικές υπηρεσίες βάσει των πράξεων που ρυθμίζουν τις δραστηριότητές τους. Η χρήση ηχογράφησης μπορεί να θεωρηθεί ως περιττή μορφή επεξεργασίας δεδομένων και συνεπάγεται διοικητική, αστική, ακόμη και ποινική ευθύνη.

Η παρακολούθηση περιλαμβάνει την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων σχετικά με την αποθήκευση, την προβολή και την κοινή χρήση των εγγραφών που έγιναν. Συνεπώς, η παρακολούθηση ισχύει για όλες τις νομικές απαιτήσεις για την προστασία των προσωπικών δεδομένων, που απορρέουν από τον GDPR, τον νόμο της 10ης Μαΐου 2018 για την προστασία των προσωπικών δεδομένων και ειδικές διατάξεις.

Πότε μπορεί να εισαχθεί η παρακολούθηση;

Σύμφωνα με το αναφερόμενο άρθρο. 222 § 1 του Εργατικού Κώδικα, η εισαγωγή της παρακολούθησης από τον εργοδότη μπορεί να πραγματοποιείται όταν είναι απαραίτητο:

  • διασφάλιση της ασφάλειας των εργαζομένων,
  • προστασία ιδιοκτησίας,
  • έλεγχος παραγωγής,
  • ή να διατηρήσει εμπιστευτικές πληροφορίες, η αποκάλυψη των οποίων θα μπορούσε να βλάψει τον εργοδότη.

Παράδειγμα 1.

Σε εργοστάσιο παραγωγής οικιακών συσκευών έχουν αναφερθεί περιπτώσεις κλοπής - τα εξαρτήματα αφαιρέθηκαν από εργαζόμενους από την αίθουσα παραγωγής. Μετά την απογραφή, διαπιστώθηκε ότι δεν επρόκειτο για μεμονωμένες περιπτώσεις, οι οποίες είχαν ως αποτέλεσμα μετρήσιμες ζημιές για τον εργοδότη. Ως εκ τούτου, ο εργοδότης αποφάσισε να εισαγάγει την παρακολούθηση βίντεο. Στις περιστάσεις που περιγράφονται, η απόφαση αυτή μπορεί να θεωρηθεί δικαιολογημένη από την ανάγκη προστασίας της ιδιοκτησίας.

Πού απαγορεύεται η παρακολούθηση;

Αν και ο εργοδότης αναγνωρίζει ότι υπάρχουν λόγοι για την καθιέρωση της παρακολούθησης, υπάρχουν μέρη όπου δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί. Ο Κώδικας Εργασίας, στο άρθ. 222 § 11, απαριθμεί εδώ, καταρχάς, τα δωμάτια που διατέθηκαν στην εταιρική συνδικαλιστική οργάνωση. Η απαγόρευση παρακολούθησης αυτών των αιθουσών είναι απόλυτη και σχετίζεται με την αρχή της ελευθερίας και της ανεξαρτησίας των συνδικαλιστικών οργανώσεων.

Η δεύτερη εξαίρεση από την παρακολούθηση προκύπτει από το άρθρο. 222 § 2 του Κώδικα, όπου αναφέρονται οι χώροι υγιεινής, τα βεστιάρια, οι καντίνες και οι χώροι καπνιστών. Ωστόσο, η προαναφερθείσα διάταξη προβλέπει κατ' εξαίρεση τη δυνατότητα κάλυψης των αιθουσών αυτών με παρακολούθηση, εφόσον:

  • η χρήση του είναι απαραίτητη για την επίτευξη του σκοπού που ορίζεται στο άρθ. 222 § 1 του Κώδικα (βλ. παραπάνω),
  • και δεν θα παραβιάζει την αξιοπρέπεια και άλλα προσωπικά δικαιώματα του εργαζομένου, ιδίως μέσω της χρήσης τεχνικών που καθιστούν αδύνατη την αναγνώριση ατόμων που διαμένουν σε αυτά τα δωμάτια· Η παρακολούθηση των εγκαταστάσεων υγιεινής απαιτεί την προηγούμενη συναίνεση της συνδικαλιστικής οργάνωσης της εταιρείας και εάν ο εργοδότης δεν έχει συνδικαλιστική οργάνωση, η προηγούμενη συγκατάθεση των εκπροσώπων των εργαζομένων που εκλέγονται με τον τρόπο που έχει υιοθετήσει ο συγκεκριμένος εργοδότης.

Πώς να εφαρμόσετε την παρακολούθηση;

Οι ενέργειες που πρέπει να πραγματοποιηθούν σε σχέση με την εισαγωγή της παρακολούθησης περιγράφονται στο άρθρο. 222 § 6 - § 9 του Εργατικού Κώδικα. Σύμφωνα με τους κανονισμούς που περιέχονται σε αυτούς, οι στόχοι, το πεδίο εφαρμογής και η μέθοδος εφαρμογής της παρακολούθησης καθορίζονται σε συλλογική σύμβαση εργασίας ή στον κανονισμό εργασίας ή σε προκήρυξη, εάν ο εργοδότης δεν καλύπτεται από συλλογική σύμβαση εργασίας ή δεν είναι υποχρεωμένος για τη θέσπιση κανονισμών εργασίας. Ο εργοδότης πρέπει να ενημερώσει τους εργαζομένους για την εισαγωγή της παρακολούθησης με τον τρόπο που έχει υιοθετήσει το αργότερο 2 εβδομάδες πριν από την έναρξή της.

Παράδειγμα 2.

Η εργοδοσία αποφάσισε να εφαρμόσει την παρακολούθηση την 1η Δεκεμβρίου. Στις 14 Νοεμβρίου εστάλη μήνυμα για την απόφαση στα e-mail box όλων των εργαζομένων. Ο εργοδότης συμμορφώθηκε με την εκ του νόμου υποχρέωση ενημέρωσης των εργαζομένων.

Επιπλέον, πληροφορίες για τους στόχους, το εύρος και τη μέθοδο παρακολούθησης που έχει θέσει ο εργοδότης θα πρέπει να παρέχονται γραπτώς σε κάθε νεοπροσλαμβανόμενο εργαζόμενο, πριν του επιτραπεί να εργαστεί.

Τα δωμάτια και ο χώρος που θα παρακολουθείται θα πρέπει να επισημαίνονται από τον εργοδότη με ευδιάκριτο και ευανάγνωστο τρόπο με κατάλληλες πινακίδες ή ηχητικές ανακοινώσεις, το αργότερο μία ημέρα πριν από την έναρξη της παρακολούθησης.

Χειρισμός ηχογραφήσεων

Οι εγγραφές εικόνων μπορούν να υποβληθούν σε επεξεργασία από τον εργοδότη μόνο για τους σκοπούς για τους οποίους συλλέχθηκαν και αποθηκεύτηκαν για περίοδο που δεν υπερβαίνει τους 3 μήνες από την ημερομηνία καταγραφής τους. Σε περίπτωση που οι ηχογραφήσεις αποτελούν αποδεικτικό στοιχείο σε δικαστική διαδικασία ή ο εργοδότης μάθει ότι μπορεί να αποτελούν αποδεικτικό στοιχείο στη διαδικασία, η περίοδος των 3 μηνών παρατείνεται μέχρι την οριστική περάτωση της διαδικασίας. Μετά τη λήξη της περιόδου αποθήκευσης, οι εγγραφές θα πρέπει να καταστραφούν, εκτός εάν επιμέρους διατάξεις ορίζουν διαφορετικά (άρθρο 222 § 3 - § 5 του Κώδικα Εργασίας).

Παράδειγμα 3.

Ο εργοδότης, σύμφωνα με το άρθ. τέχνη. 52 § 1 σημείο 1 του Κώδικα εργασίας, κατήγγειλε τη σύμβαση εργασίας με εργαζόμενο λόγω σοβαρής παράβασης από τον εργαζόμενο των βασικών του υποχρεώσεων, που συνίστατο σε κλοπή στοιχείων της περιουσίας του εργοδότη (προκατασκευασμένα στοιχεία που χρησιμοποιούνται στην παραγωγή). Οι καταγραφές παρακολούθησης είναι το αποδεικτικό στοιχείο σε αυτή την υπόθεση. Η εργαζόμενη προσέφυγε στο δικαστήριο ζητώντας την επαναφορά της. Υπό αυτές τις συνθήκες, ο εργοδότης έχει το δικαίωμα να αποθηκεύσει τις προαναφερθείσες ηχογραφήσεις που αποτελούν αποδεικτικά στοιχεία στην υπόθεση μέχρι να καταστεί τελεσίδικη η δικαστική απόφαση που επιλύει τη διαφορά με τον εργαζόμενο και εάν εκκρεμούν και άλλες διαδικασίες, π.χ. που οι ηχογραφήσεις αποτελούν επίσης αποδεικτικά στοιχεία, οι ηχογραφήσεις αυτές μπορούν να αποθηκευτούν μέχρι να επιλυθούν νομικά όλες αυτές οι διαδικασίες. Ξεκινήστε μια δωρεάν δοκιμαστική περίοδο 30 ημερών χωρίς δεσμεύσεις!

Παρακολούθηση email

Στην τέχνη. 223 του Εργατικού Κώδικα αναφέρεται ξεχωριστά ένας ειδικός τύπος παρακολούθησης που συνίσταται στον έλεγχο του επίσημου e-mail του εργαζομένου. Μπορεί να εισαχθεί εάν είναι απαραίτητο να διασφαλιστεί η οργάνωση της εργασίας που επιτρέπει την πλήρη χρήση του χρόνου εργασίας και τη σωστή χρήση των εργαλείων εργασίας που διατίθενται στον εργαζόμενο. Ωστόσο, η παρακολούθηση δεν μπορεί να παραβιάζει το απόρρητο της αλληλογραφίας και άλλα προσωπικά δικαιώματα του εργαζομένου.

Όσον αφορά την αλληλογραφία που διενεργείται από τον εργαζόμενο εντός της εταιρικής θυρίδας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τεκμαίρεται ότι δεν είναι ιδιωτικής φύσης, αλλά διεξάγεται για λογαριασμό του εργοδότη. Από την άλλη πλευρά, παραβίαση του απορρήτου της αλληλογραφίας μπορεί να συμβεί όταν η θυρίδα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εργασίας χρησιμοποιείται -με τη συγκατάθεση του εργοδότη- και για ιδιωτικούς σκοπούς του εργαζομένου. Στη συνέχεια, η παρακολούθηση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα υπόκειται στην προηγούμενη παραίτηση του υπαλλήλου από το δικαίωμα εμπιστευτικότητας της αλληλογραφίας σε σχέση με αυτό το γραμματοκιβώτιο.

Άλλοι τύποι παρακολούθησης

Σύμφωνα με το άρθ. 223 § 4 του Κώδικα Εργασίας, οι διατάξεις για την παρακολούθηση της ηλεκτρονικής αλληλογραφίας εφαρμόζονται τηρουμένων των αναλογιών και σε άλλες μορφές παρακολούθησης, εφόσον η εφαρμογή τους είναι απαραίτητη για την επίτευξη των στόχων για τους οποίους επιτρέπεται η καθιέρωση παρακολούθησης ηλεκτρονικών μηνυμάτων. Για παράδειγμα, μπορούμε να αναφέρουμε εδώ τον έλεγχο της χρήσης του Διαδικτύου από τον εργαζόμενο, τις συνδέσεις GPS σε εταιρικό αυτοκίνητο, την καταγραφή του χρόνου εργασίας με τη χρήση αυτοματοποιημένων συστημάτων.

Η εισαγωγή της παρακολούθησης στο χώρο εργασίας χρησιμεύει για την εξάλειψη ή τουλάχιστον τη μείωση ορισμένων κινδύνων που περιγράφονται στις διατάξεις του Κώδικα Εργασίας. Κατά τη χρήση αυτού του εργαλείου, οι εργοδότες πρέπει, ωστόσο, να θυμούνται να συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις σχετικά με τη μέθοδο εισαγωγής παρακολούθησης, ενημέρωσης σχετικά με τη χρήση και προστασίας προσωπικών δεδομένων, συμπεριλαμβανομένης της εικόνας των εργαζομένων και άλλων προσώπων σε σχέση με τη χρήση παρακολούθησης βίντεο.