Δελτίο τύπου - πώς να το γράψετε με ενδιαφέροντα τρόπο;

Επιχειρήσεις Υπηρεσιών

Η σύνταξη δελτίων τύπου για διάφορα γραφεία σύνταξης και δημοσιογράφους είναι ένα από τα βασικά καθήκοντα ενός ατόμου που είναι υπεύθυνο για τις σχέσεις με τα μέσα σε μια εταιρεία. Το δελτίο τύπου θα καλύπτει διάφορα γεγονότα που σχετίζονται με τη ζωή της εταιρείας και είναι σημαντικό να παρουσιάζονται σε ενδιαφέρουσα μορφή. Από το δελτίο τύπου εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό αν τα ΜΜΕ θα αφιερώσουν έστω και λίγο χρόνο και χώρο στην ενημέρωση για το τι συνέβη στην εταιρεία σας. Θα παρουσιάσουμε εν συντομία τους κανόνες σύνταξης δελτίων τύπου και τι πρέπει να προσέξετε κατά τη δημιουργία τους.

Δελτίο τύπου - το καθημερινό ψωμί ενός ατόμου δημοσίων σχέσεων

Εξ ορισμού, ένα δελτίο τύπου είναι μια σύντομη πληροφορία για ένα γεγονός. Στις σημειώσεις, θα πρέπει να αποφεύγεται η περίπλοκη γλώσσα, οι πλούσιες περιγραφές, οι υποκειμενικές απόψεις ή τα σχόλια του συγγραφέα - ένα από τα βασικά καθήκοντά του είναι να ενημερώνει και είναι το επίπεδο πληροφόρησης που πρέπει να εστιάζεται πιο εντατικά. Στο έργο ενός υπεύθυνου στην εταιρεία για τις επαφές με τα ΜΜΕ, το να γράφεις δελτία τύπου είναι στην πραγματικότητα καθημερινό ψωμί. Αποστέλλονται σε συντακτικά γραφεία και μεμονωμένους δημοσιογράφους - το δελτίο τύπου είναι αυτό που καθορίζει εάν ένα συγκεκριμένο μέσο ενδιαφέρεται για αυτό που συνέβη στην εταιρεία σας και αφιερώνει λίγο χώρο σε αυτό στις σελίδες του ή κατά τη διάρκεια του χρόνου εκπομπής.

Στις μέρες μας, μπορεί κανείς να παρατηρήσει ένα συγκεκριμένο φαινόμενο που αφορά τα δελτία τύπου πιο συχνά στα ΜΜΕ. Παλαιότερα, ήταν κατά κάποιο τρόπο έμπνευση για έναν δημοσιογράφο που προσπαθούσε να εμβαθύνει τη γνώση που περιείχε σε αυτήν, να φτάσει σε άλλες πληροφορίες. Σήμερα, είναι εξαιρετικά σύνηθες, ειδικά στα μέσα ενημέρωσης του Διαδικτύου, τα δελτία τύπου να επικολλώνται πλήρως ως περιεχόμενο άρθρων, χωρίς πρόσθετες πληροφορίες ή σχόλια από τον δημοσιογράφο. Έχοντας υπόψη ένα τέτοιο φαινόμενο, αξίζει ακόμη περισσότερο να δώσετε προσοχή στην ποιότητα των δελτίων τύπου που προέρχονται από την εταιρεία σας - μπορούν να γίνουν η εκπροσώπηση της επιχείρησής σας στα μέσα ενημέρωσης. Έτσι, το άτομο δημοσίων σχέσεων γίνεται δημοσιογράφος και το δελτίο τύπου γίνεται άρθρο.

Δελτίο τύπου - τι μπορεί να αφορά;

Ένα δελτίο τύπου μπορεί να απεικονίζει διάφορα γεγονότα που συμβαίνουν στην εταιρεία σας ή στα οποία συμμετέχει η εταιρεία σας. Μπορεί να είναι, για παράδειγμα, πληροφορίες για τη νίκη ενός διαγωνισμού κύρους, την εφαρμογή καινοτόμων λύσεων, την έναρξη συνεργασίας με έναν σημαντικό συνεργάτη, τη διοργάνωση ανοιχτών ημερών για νέους, αλλά και πληροφορίες για τη συμμετοχή των εκπροσώπων της εταιρείας σε ένα συνέδριο του κλάδου, την παρουσία της εταιρείας σε εθνικές εκθέσεις κλπ. όχι μόνο ενημέρωση για εκδηλώσεις που έχουν ήδη πραγματοποιηθεί. Είναι επίσης ανακοινώσεις για το τι θα συμβεί - μπορείτε να αναφέρετε τις προετοιμασίες της εταιρείας για εμπορικές εκθέσεις, να ανακοινώσετε τη δυνατότητα επίσκεψης στο τμήμα παραγωγής στην εταιρεία κ.λπ.

Τι πρέπει να γνωρίζω όταν ετοιμάζω ένα δελτίο τύπου;

Μερικές φορές μπορεί να ακούσεις την άποψη στον δημοσιογραφικό κόσμο ότι όσο πιο σύντομο είναι το κείμενο, τόσο πιο δύσκολο είναι να το γράψεις. Μια σημείωση -ακριβώς ως σύντομο κείμενο- απαιτεί τη συμπύκνωση των πληροφοριών και ταυτόχρονα την υιοθέτηση μιας ελκυστικής μορφής που θα ενθαρρύνει τα ΜΜΕ να τη δημοσιεύσουν. Παρακάτω είναι οι πιο σημαντικοί κανόνες που πρέπει να ακολουθείτε όταν δημιουργείτε ένα δελτίο τύπου.

  1. Η αρχή της ανεστραμμένης πυραμίδας. Όπως στα περισσότερα κείμενα του Τύπου, στη σημείωση πρέπει να ακολουθείται ο κανόνας της ανεστραμμένης πυραμίδας - οι πιο σημαντικές πληροφορίες πρέπει να βρίσκονται στην αρχή του κειμένου και οι παράπλευρες ιστορίες - στο τέλος. Ξεκινήστε με έναν πιασάρικο, ενδιαφέρον τίτλο. Στο προβάδισμα, δώστε τις πιο σημαντικές πληροφορίες, γράψτε τι αφορά κυρίως τη σημείωση. Στις πρώτες παραγράφους αναφέρετε τι συνέβη (ή θα συμβεί), πότε και πού. Αυτό είναι το μέρος για βασικές πληροφορίες σχετικά με την εκδήλωση. Στη συνέχεια, συμπεριλάβετε τη δήλωση του ατόμου που θεωρείτε σημαντικό για διάφορους λόγους - αυτός θα μπορούσε να είναι ο επικεφαλής της εταιρείας, ο υπεύθυνος για τη διοργάνωση της εκδήλωσης ή ένας ειδικός του κλάδου. Στη συνέχεια, μπορείτε να δημοσιεύσετε μια πιο λεπτομερή περιγραφή του συμβάντος, πρόσθετες δηλώσεις, το πλαίσιο του συμβάντος, τα αναμενόμενα αποτελέσματά του κ.λπ.
  2. Επιλέξτε πληροφορίες. Επιλέξτε μόνο τις πληροφορίες που πιστεύετε ότι θα είναι οι πιο σημαντικές για τον δημοσιογράφο. Αποφύγετε τις πολύ εκτενείς περιγραφές, μείνετε στον κανόνα «ελάχιστες λέξεις - μέγιστο περιεχόμενο». Θυμηθείτε να διατηρείτε τις πληροφορίες ενημερωμένες και, κυρίως, αληθείς. Μην συμπεριλάβετε μη επαληθευμένα δεδομένα στο δελτίο τύπου σας.
  3. Να είστε αντικειμενικοί. Αποφύγετε την έμφαση στις περιγραφές της «καλύτερης εταιρείας στην αγορά, του αδιαμφισβήτητου ηγέτη στον κλάδο σας σε ολόκληρο τον γαλαξία» κ.λπ. Εστιάστε σε συγκεκριμένα δεδομένα. Σκεφτείτε πώς μπορείτε να επαληθεύσετε τα όσα γράφετε - θα είναι συγκεκριμένοι αριθμοί ή ίσως δηλώσεις ειδικών; Αποφύγετε την προώθηση - μια σημείωση είναι ένα δελτίο τύπου, όχι ένα διαφημιστικό μήνυμα.
  4. Μπείτε σε φόρμα. Θυμηθείτε ότι το σημείωμα πρέπει να έχει συγκεκριμένο μήκος - υπάρχουν απόψεις ότι δεν μπορεί να υπερβαίνει τις δύο σελίδες Α4, αλλά αν είναι δυνατόν, προσπαθήστε να το χωρέσετε σε μία. Εάν η σημείωση είναι μεγαλύτερη, χρησιμοποιήστε ενδιαφέρουσες και ενθαρρυντικές επικεφαλίδες για περαιτέρω ανάγνωση. Κάντε το κείμενο γραφικά καθαρό και μην το παρακάνετε με κεφαλαία γράμματα και θαυμαστικά.
  5. Δώστε προσοχή στα λάθη. Αν και φαίνεται αληθές, ελέγξτε ξανά τη σημείωση πριν την στείλετε για να εντοπίσετε τυχόν σφάλματα.
  6. Προσθήκη πολυμέσων. Επισυνάψτε στο σημείωμά σας φωτογραφίες από την εκδήλωση, υλικό βίντεο, αρχεία ήχου με δηλώσεις ανθρώπων για την εκδήλωση κ.λπ.. Τα μέσα ενημέρωσης είναι πολύ πρόθυμα να δεχτούν τέτοιο υλικό και να τα επισυνάψουν στις δημοσιευμένες σημειώσεις. Αυτό είναι προφανές, αλλά βεβαιωθείτε ότι τα πολυμέσα που προσθέτετε στη σημείωση είναι υψηλής ποιότητας.
  7. Αφήστε τα ρουλεμάν. Στο e-mail στο οποίο επισυνάπτετε τη σημείωση ή στην ίδια τη σημείωση, συμπεριλάβετε μια επαφή με τον εαυτό σας ή/και άλλο άτομο, σε περίπτωση που οι δημοσιογράφοι επιθυμούν να μάθουν περισσότερα για ένα συγκεκριμένο γεγονός.

Έχουμε περιγράψει τους πιο σημαντικούς κανόνες που πρέπει να ακολουθούνται κατά τη δημιουργία ανακοινώσεων τύπου. Χάρη σε αυτό, θα μπορείτε να δημιουργήσετε ένα κείμενο φιλικό προς τους δημοσιογράφους, και από την άλλη επαγγελματικό και κατάλληλο για δημοσίευση χωρίς διορθώσεις. Φροντίστε για την υψηλή ποιότητα των δελτίων τύπου σας - είναι ένα από τα βασικά στοιχεία των δραστηριοτήτων σας PR.