Νέες τεχνολογίες στη λογιστική που πρέπει να γνωρίζετε!

Λογιστικά Γραφεία

Η λειτουργία των λογιστικών γραφείων δίνει στους πολύ μικρούς και μικρούς επιχειρηματίες πρόσβαση σε επαγγελματικές υπηρεσίες σε προσιτή τιμή. Με τη σειρά τους, οι ιδιοκτήτες λογιστικών γραφείων εστιάζουν όλο και περισσότερο στις νέες τεχνολογίες, χάρη στις οποίες μπορούν να παρουσιάζονται στους πελάτες ως εταιρείες που ακολουθούν τις τρέχουσες τάσεις και προσφέρουν πρόσθετες υπηρεσίες. Πώς αλλάζει η δουλειά ενός λογιστή χάρη στις νέες τεχνολογίες; Ελέγχουμε ποιες νέες λογιστικές τεχνολογίες βελτιώνουν την καθημερινή εργασία!

Χρειάζονται νέες λογιστικές τεχνολογίες;

Οι νέες τεχνολογίες γίνονται όλο και πιο σημαντικές στις λογιστικές υπηρεσίες. Ήδη σήμερα, πολλά λογιστικά γραφεία χρησιμοποιούν προγράμματα που υποστηρίζουν τις καθημερινές εργασίες ενός λογιστή. Σχετίζεται και με την προοδευτική ψηφιοποίηση των εγγράφων διακανονισμού που πραγματοποιεί το Υπουργείο Οικονομικών. Αρκεί να αναφέρουμε το Τυπικό Αρχείο Ελέγχου που αποστέλλεται ηλεκτρονικά ή το Εθνικό Σύστημα Ηλεκτρονικών Τιμολογίων (σύστημα λήψης δομημένων τιμολογίων), το οποίο πρόκειται να ξεκινήσει να λειτουργεί τον Ιανουάριο του 2022 και θα είναι τελικά υποχρεωτικό. Ως αποτέλεσμα, οι νέες τεχνολογίες αλλάζουν και τη δουλειά ενός λογιστή.

Οι λογιστές που απασχολούνται σε λογιστικά γραφεία έχουν όλο και περισσότερο χρόνο για ουσιαστική εργασία και βελτίωση της ποιότητας εξυπηρέτησης πελατών. Χρησιμοποιώντας αποκλειστικό λογισμικό, δεν χάνουν χρόνο για να αθροίσουν στήλες, να ελέγξουν την ορθότητα των αριθμών NIP ή να ξαναγράψουν με μη αυτόματο τρόπο δεδομένα από τιμολόγια. Οι λογιστές ελέγχουν όλο και πιο συχνά την ορθότητα των διακανονισμών, επικεντρώνονται στη συνεχή παρακολούθηση της κατάστασης στην εταιρεία ή βοηθούν τους πελάτες τους να προσαρμοστούν στις νέες οικονομικές συνθήκες.

Σύμφωνα με την έκθεση «Έτοιμος για αλλαγή. Φορολογικές τεχνολογίες σε εταιρείες που δραστηριοποιούνται στην Πολωνία "που εκπονήθηκαν από την KPMG, οι νέες τεχνολογίες μπορούν να βοηθήσουν πλήρως στο έργο της φορολογικής υπηρεσίας. Οι ερωτηθέντες ανέφεραν ότι οι τεχνολογικές λύσεις που είναι αφιερωμένες στον λογιστικό κλάδο επιτρέπουν:

  • Βελτίωση της διαδικασίας αναφοράς - 91 τοις εκατό

  • Μειώστε τον αριθμό των ανθρώπινων λαθών - 87%

  • Μείωση της συμμετοχής των εργαζομένων σε επαναλαμβανόμενες δραστηριότητες - 79%

  • Μείωση του γενικού λειτουργικού κόστους του τμήματος - 64 τοις εκατό

Σύμφωνα με την εταιρεία συμβούλων Ernst & Young, η αυτοματοποίηση σάς επιτρέπει να ελευθερώσετε έως και 50 τοις εκατό. ανθρώπινο δυναμικό στον οργανισμό. Ταυτόχρονα, η ομάδα στην τρέχουσα σύνθεση μπορεί να εκτελέσει τα καθήκοντα που της έχουν ανατεθεί πιο αποτελεσματικά και καλύτερα. Για πελάτες λογιστικών γραφείων, αυτό σημαίνει ταχύτερη πρόσβαση σε πληροφορίες, όχι μόνο για το ύψος των φόρων, αλλά και δεδομένα βάσει των οποίων μπορούν να ληφθούν περαιτέρω επιχειρηματικές αποφάσεις.

Νέες τεχνολογίες στη λογιστική - ρομποτοποίηση, blockchain και cloud computing

Ποιες τάσεις παρατηρούνται στον λογιστικό κλάδο όσον αφορά τις νέες τεχνολογίες; Υπάρχουν τρεις περιοχές όπου οι αλλαγές είναι ορατές. Η εργασία των λογιστικών γραφείων και των μελών του προσωπικού τους επηρεάζεται από τη ρομποτική, το blockchain και το cloud computing.

Ρομποτοποίηση στο λογιστήριο

Τα κύρια πλεονεκτήματα των ρομπότ -ή ακριβέστερα, των αλγορίθμων- περιλαμβάνουν την ταυτόχρονη ακρίβεια και αποτελεσματικότητα που δεν θα μπορούσε να επιτύχει ένας εργαζόμενος. Χάρη στη χρήση τους, είναι δυνατό, μεταξύ άλλων:

  • Αυτοματοποίηση των πιο επαναλαμβανόμενων εργασιών, π.χ. μεταφορά δεδομένων και επαλήθευση ή δημιουργία αναφορών. Χρειάζεται μόνο ένα λεπτό για να δημιουργήσετε μια αναφορά χρησιμοποιώντας διαφορετικές μεταβλητές - το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να ορίσετε τους τύπους δεδομένων.

  • Καταγράψτε εσφαλμένες συναλλαγές ή ροές ή εκείνες που μπορεί να είναι επικίνδυνες από φορολογική άποψη. Αυτό, με τη σειρά του, επιτρέπει τη γρήγορη αντίδραση και τη λήψη διορθωτικών μέτρων.

Η ρομποτοποίηση στο λογιστήριο δεν καλύπτει μόνο τη φορολογική υπηρεσία - τέτοιες λύσεις χρησιμοποιούνται και από τμήματα που ασχολούνται με υπηρεσίες ανθρώπινου δυναμικού και μισθοδοσίας. Μεταξύ άλλων χρησιμοποιούνται αλγόριθμοι για τη δημιουργία αναφορών ανθρώπινου δυναμικού ή πιστοποιητικών εργαζομένων. Οι εργαζόμενοι μπορούν συχνά να υποβάλουν αίτηση για το τελευταίο διαδικτυακά.

Blockchain σε λογιστικό γραφείο

Μια νεότερη τάση στα λογιστικά γραφεία είναι η χρήση του blockchain. Επί του παρόντος, ωστόσο, αυτό ισχύει μόνο για τις μεγαλύτερες εταιρείες που ειδικεύονται στις φορολογικές υπηρεσίες, οι οποίες επενδύουν σε αυτήν την τεχνολογία εδώ και πολύ καιρό. Από πού προέρχεται το ενδιαφέρον για το blockchain;

Το πλεονέκτημα του blockchain, το οποίο χρησιμοποιείται τόσο για την αποθήκευση όσο και για τη μετάδοση πληροφοριών σχετικά με τις συναλλαγές, είναι η ασφάλεια. Ο κατανεμημένος καταχωρητής είναι κατασκευασμένος με τέτοιο τρόπο ώστε να αποτρέπει παρεμβολές στα μεταδιδόμενα δεδομένα - η τροποποίησή τους ή η διαγραφή επιλεγμένων στοιχείων είναι αδύνατη. Από τη σκοπιά του κλάδου, η αντίσταση στη χειραγώγηση δεδομένων είναι ζωτικής σημασίας.

Αν και επί του παρόντος η τεχνολογία blockchain δεν χρησιμοποιείται πλήρως στον λογιστικό κλάδο, οι δυνατότητές της είναι δύσκολο να χαθούν. Η χρήση του σάς επιτρέπει να ασφαλίζετε δεδομένα και να τα στέλνετε με ασφάλεια σε ηλεκτρονική μορφή. Αυτό μπορεί να είναι το επόμενο βήμα για την εξάλειψη των εγγράφων σε χαρτί από την κυκλοφορία στα λογιστικά γραφεία.

Cloud computing σε λογιστικό γραφείο

Πολλά λογιστικά γραφεία χρησιμοποιούν ήδη cloud computing, δηλαδή λύσεις cloud. Περί τίνος πρόκειται? Τόσο οι υπάλληλοι του λογιστικού γραφείου που φροντίζουν έναν συγκεκριμένο πελάτη όσο και ο ίδιος ο πελάτης (ή οι υπάλληλοι που υποδεικνύονται από αυτόν) έχουν πρόσβαση στο λογιστικό λογισμικό μέσω ενός προγράμματος περιήγησης ιστού. Το μόνο που χρειάζεστε είναι ένα login και ένας κωδικός πρόσβασης για να εκτελέσετε λογιστικές πράξεις ή να ελέγξετε το ποσό των πληρωτέων φόρων.

Το cloud computing επιτρέπει στο λογιστικό γραφείο να θεωρείται καινοτόμο. Από την άλλη πλευρά, αυτή η λύση έχει μια σειρά από πλεονεκτήματα, όπως:

  • Πρόσβαση στα δεδομένα ανά πάσα στιγμή. Χρειάζεστε μόνο μια συσκευή που είναι συνδεδεμένη στο διαδίκτυο.

  • Ασφάλεια των αποθηκευμένων δεδομένων. Οι πάροχοι αυτών των λύσεων προσφέρουν ασφάλεια που χρησιμοποιούν και οι τράπεζες.

Το πλεονέκτημα του cloud computing είναι επίσης η αποτελεσματική πρόσβαση στα δεδομένα. Για παράδειγμα, δεν είναι απαραίτητο να στείλετε ένα e-mail σε κάθε πελάτη με πληροφορίες σχετικά με το ποσό του φόρου. Οι πωλητές λογισμικού διασφαλίζουν επίσης ότι συμμορφώνεται με το τρέχον νομικό καθεστώς.

Ποια είναι τα κύρια πλεονεκτήματα και τα εμπόδια στην εφαρμογή νέων τεχνολογιών;

Ο ψηφιακός μετασχηματισμός στα λογιστικά γραφεία δεν εξελίσσεται πάντα ομαλά, παρά το γεγονός ότι οι νέες τεχνολογίες στη λογιστική έχουν πολλά πλεονεκτήματα. Δεν πρόκειται μόνο για τη βελτίωση της εργασίας, αλλά και για την αύξηση της ανταγωνιστικότητας. Κατά κανόνα, οι πολύ μικρές και μικρές εταιρείες έχουν περιορισμένες οικονομικές δυνατότητες, επομένως πρέπει να οικοδομήσουν το πλεονέκτημά τους στην αγορά χρησιμοποιώντας άλλους τομείς. Η δυνατότητα λήψης πρόσθετων πληροφοριών από το λογιστικό γραφείο για να σας βοηθήσουν να λάβετε επιχειρηματικές αποφάσεις μπορεί να είναι ένας από τους παράγοντες που λαμβάνονται υπόψη κατά την επιλογή συνεργάτη.

Ποια είναι τα πιο συνηθισμένα εμπόδια κατά την εφαρμογή νέων τεχνολογιών σε ένα λογιστικό γραφείο; Ένας κατάλογος τέτοιων εμποδίων συμπεριλήφθηκε στην έκθεση "Ρομπότ στη λογιστική υπηρεσία. Τα ρομπότ δεν θα αναλάβουν τη δουλειά του λογιστή, αλλά θα την αλλάξουν» εταιρεία Ernst & Young. Οι ερωτηθέντες που συμμετείχαν στην έρευνα ανέφεραν ως εμπόδια στην εφαρμογή των νέων τεχνολογιών:

  • Χωρίς προϋπολογισμό - 38 τοις εκατό

  • Έλλειψη πληροφοριών σχετικά με τις υπάρχουσες λύσεις - 34 τοις εκατό

  • Η ανάγκη αλλαγής της λογιστικής διαδικασίας - 24 τοις εκατό

  • Εταιρικοί περιορισμοί - 23 τοις εκατό

  • Έλλειψη κατάλληλων λύσεων - 22 τοις εκατό

Η απροθυμία των εργαζομένων και η αντίληψή τους για τις νέες τεχνολογίες στην κατηγορία του ανταγωνισμού που θα τους απομακρύνει από τη δουλειά τους κατατάχθηκε δεύτερη (16%). Οι αλλαγές στα λογιστικά γραφεία απαιτούν τροποποίηση της τρέχουσας προσέγγισης στα καθήκοντα του λογιστή. Ο ρόλος των ιδιοκτητών επιχειρήσεων είναι να παρουσιάζουν σωστά τους αλγόριθμους - υποδεικνύοντας ότι η εφαρμογή τους δεν είναι το πρώτο βήμα για την εκκαθάριση ενός χώρου εργασίας, αλλά για την αυτοματοποίηση των πιο κουραστικών δραστηριοτήτων.

Αν και ο ψηφιακός μετασχηματισμός στα λογιστικά γραφεία είναι μια μακροπρόθεσμη διαδικασία και απαιτεί να είσαι ανοιχτός σε αλλαγές, μακροπρόθεσμα εξοικονομεί χρόνο, πόρους και τη δυνατότητα εξυπηρέτησης περισσότερων πελατών χωρίς να διακυβεύεται η ποιότητα των υπηρεσιών. Όλα αυτά αποδεικνύουν ότι αξίζει να εστιάσουμε στο σύγχρονο λογισμικό που δημιουργήθηκε με γνώμονα αυτόν τον κλάδο.