Ένα σύγχρονο λογιστικό γραφείο - τι πρέπει να ξεχωρίζει;

Λογιστικά Γραφεία

Επί του παρόντος, η παροχή λογιστικών υπηρεσιών είναι δυνατή από απόσταση, γεγονός που σας επιτρέπει να εξοικονομήσετε σημαντικά χρόνο. Τα λογιστικά γραφεία κερδίζουν σε δημοτικότητα, αλλά μαζί με αυτό αυξάνεται ο ανταγωνισμός στην αγορά και το εύρος της ζήτησης. Πώς πρέπει λοιπόν να μοιάζει ένα ξεχωριστό, σύγχρονο λογιστικό γραφείο;

Σύγχρονο διαδικτυακό λογιστικό γραφείο

Η πανδημία ανάγκασε μεγάλο μέρος των επιχειρηματιών να συνδεθούν στο διαδίκτυο. Το σύστημα της εξ αποστάσεως ή υβριδικής εργασίας έπρεπε να επιταχύνει τη λειτουργία των λογιστικών γραφείων. Έχει γίνει μάλιστα απαραίτητη προϋπόθεση για τη σωστή κατανομή των αρμοδιοτήτων.Το μεγάλο πλεονέκτημα ενός καλού λογιστικού γραφείου είναι αναμφίβολα η ύπαρξη ειδικών σε διάφορους τομείς που θα σας βοηθήσουν σε δύσκολα θέματα. Θα πρέπει επίσης να επιτρέπει τη γρήγορη και εύκολη μετάδοση εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή.

Οι κανονισμοί της φορολογικής νομοθεσίας αλλάζουν γρήγορα, επομένως η γνώση της είναι απολύτως απαραίτητη. Οι λογιστές, είτε το θέλουν είτε όχι, πρέπει να συμβαδίζουν με τις συνεχείς αλλαγές, διαφορετικά μπορεί να έχει σοβαρές συνέπειες. Επιπλέον, στα μάτια των πελατών, ένα λογιστικό γραφείο πρέπει να εξυπηρετεί όχι μόνο σωστές, έγκαιρες διακανονισμούς, αλλά και επαγγελματικές φορολογικές συμβουλές.

Γεγονός είναι ότι ολοένα και νεότερο λογισμικό διατίθεται στην αγορά, διευκολύνοντας τους επιχειρηματίες να πουλήσουν και να διακανονίσουν λογαριασμούς. Ως εκ τούτου, το λογιστικό γραφείο πρέπει επίσης να παρακολουθεί την πρόοδο της πληροφορικής - θα πρέπει να προσφέρει συμβουλές για την επιλογή του σωστού προγράμματος, ακόμη και να το διαθέσει ή να το πουλήσει. Εάν μια εταιρεία παρέχει λογιστικές υπηρεσίες και λογισμικό με τη βοήθεια ειδικού, θα εξοικονομήσει πολύ χρόνο και χρήμα. Η βάση είναι η διαθεσιμότητα του λογισμικού τόσο στον ιστότοπο όσο και σε εφαρμογές για φορητές συσκευές.

Μάθετε τα απαραίτητα εργαλεία

Ένα σύγχρονο λογιστικό γραφείο θα πρέπει να διαθέτει επαγγελματικό πρόγραμμα μεταφοράς δεδομένων και επικοινωνίας με πελάτες, καθώς και να παρέχει άλλα χρήσιμα εργαλεία για τον πελάτη. Οι πιο δημοφιλείς λύσεις περιλαμβάνουν:

  • το Google Drive ή το Dropbox του πελάτη που είναι συνδεδεμένο στο λογιστικό σύστημα,

  • ενότητα τιμολόγησης,

  • πάνελ πελατών.

Οι πελάτες που έχουν το δικό τους Google Drive ή Dropbox μπορούν να το ενσωματώσουν με το λογιστικό σύστημα wCompany για λογιστικά γραφεία. Χάρη σε αυτό, ο πελάτης μπορεί να τραβήξει φωτογραφίες τιμολογίων κόστους σε συνεχή βάση και να τα αποθηκεύσει στο δίσκο του. Ταυτόχρονα, το τιμολόγιο εμφανίζεται στο λογιστικό σύστημα. Μετά το τέλος του μήνα, ο λογιστής επιλέγει όλα τα τιμολόγια του καταλόγου και τα στέλνει για επεξεργασία με OCR. Στο δίσκο του πελάτη δημιουργείται αυτόματη αρχειοθέτηση των εγγράφων που έχουν κρατηθεί και επιπλέον συνδέονται όλα με τα κρατημένα έξοδα στην Εταιρεία. Τι γίνεται αν ο πελάτης δεν έχει τέτοιο δίσκο; Τίποτα δεν πάει χαμένο, επειδή τα τιμολόγια σε pdf μπορούν να επισυναφθούν απευθείας στο λογιστικό σύστημα, στην κύρια ενότητα που είναι ορατή αμέσως μετά τη σύνδεση.

Το πρόγραμμα τιμολόγησης θα είναι χρήσιμο για κάθε επιχειρηματία. Οι καλύτερες λύσεις σάς επιτρέπουν να εκδίδετε εγχώρια τιμολόγια, σε ξένες γλώσσες και νομίσματα, τιμολόγια χωρίς ΦΠΑ ή τιμολόγια περιθωρίου ΦΠΑ. Σας επιτρέπουν επίσης να χειρίζεστε πωλήσεις στο εξωτερικό βάσει του OSS ΦΠΑ. Επιπλέον, το ηλεκτρονικό σύστημα σίγουρα θα εκτιμηθεί από τους πελάτες, όταν θα μπορούν να εκδίδουν τιμολόγια και από το τηλέφωνο. Από την άλλη, για το λογιστήριο είναι και όφελος γιατί όλες οι πωλήσεις πελατών γίνονται αυτόματα κράτηση. Άλλα χρήσιμα εργαλεία περιλαμβάνουν τη μονάδα αποθήκης, την ενσωμάτωση με την Allegro, τη μονάδα εργασιών ή το ημερολόγιο από το οποίο ο πελάτης λαμβάνει επιπλέον ειδοποιήσεις μέσω email σχετικά με τις ημερομηνίες πληρωμής του ZUS και τους φόρους.

Το πάνελ πελατών είναι ένα μέρος όπου ο επιχειρηματίας έχει πρόσβαση στα οικονομικά του αποτελέσματα. Μπορεί να δει υπολογισμούς φόρου και ZUS και μπορεί να κατεβάσει καταστάσεις εισοδήματος, πωλήσεις ανά περιόδους ή να ελέγξει αναλύσεις χρηματοοικονομικής ρευστότητας. Επιπλέον, ο πίνακας διαθέτει μονάδα επικοινωνίας με τον λογιστή του. Χάρη σε αυτό, ακόμα κι αν ο λογιστής του αλλάξει (π.χ. ο προηγούμενος μεταφερθεί σε άλλους πελάτες ή εγκαταλείψει καθόλου το γραφείο), ολόκληρο το αρχείο συνομιλιών και ευρημάτων βρίσκεται ακόμα σε ένα μέρος.

Θυμηθείτε τις καλές σχέσεις με τον πελάτη

Αν και η εργασία ενός λογιστικού γραφείου διεξάγεται όλο και καλύτερα στο διαδίκτυο, η άμεση επαφή με τους πελάτες δεν πρέπει να αποφεύγεται. Τίποτα δεν ενισχύει τη φήμη ενός γραφείου όσο οι εκπρόσωποί του. Οι προαναφερθέντες ειδικοί παίζουν βασικό ρόλο εδώ.

Θα πρέπει επίσης να θυμόμαστε ότι ο πελάτης χρησιμοποιεί τις υπηρεσίες ενός λογιστικού γραφείου για να λύσει τα προβλήματά του. Αξίζει να αναζητήσετε βέλτιστες λύσεις με τις οποίες θα είναι ικανοποιημένος ο πελάτης - ένα παράδειγμα τέτοιων δραστηριοτήτων μπορεί να είναι, για παράδειγμα, η ελαχιστοποίηση του φορολογικού κινδύνου. Η ειλικρίνεια και η εμπιστοσύνη σίγουρα θα βοηθήσουν στην επίλυση προβλημάτων, καθώς και η ικανότητα αναγνώρισης των αναγκών του πελάτη και, το πιο σημαντικό, λήψης τους υπόψη.

Ένα άλλο πολύ σημαντικό στοιχείο είναι η επικαιρότητα. Το έργο του λογιστηρίου είναι πολύ πιο δύσκολο εάν ο πελάτης δεν προσκομίσει εγκαίρως τα απαιτούμενα έγγραφα. Για αυτό εξυπηρετούν τα διαδικτυακά εργαλεία για εύκολη και γρήγορη μεταφορά τιμολογίων στο λογιστικό σύστημα. Αξίζει επίσης να προσφέρετε επιπλέον βοήθεια εάν είναι απαραίτητο, επειδή οι πελάτες συχνά δεν θέλουν να παραδεχτούν ότι έχουν πρόβλημα με κάτι ή δεν καταλαβαίνουν κάτι.

Τα λογιστικά γραφεία προσφέρουν όλο και νεότερες λύσεις για τη διευκόλυνση της εργασίας. Για να συγκαταλέγεται ένα σύγχρονο λογιστικό γραφείο στα πιο αξιόπιστα, πρέπει πάντα να κρατά το δάχτυλό του στον παλμό και να προσαρμόζει τις υπηρεσίες του σε συνεχείς αλλαγές. Εάν επικεντρωθεί στην καινοτομία και στην οικοδόμηση θετικών σχέσεων με τους πελάτες, μπορεί να φτάσει στα ύψη της καλής φήμης.