Αποστολή τιμολογίων σε ηλεκτρονική μορφή

Επιχειρήσεις Υπηρεσιών

Εάν ο επιχειρηματίας σκοπεύει να χρησιμοποιήσει την ηλεκτρονική διαβίβαση τιμολογίων και όχι την έντυπη, μέχρι στιγμής έπρεπε να συμμορφωθεί με το Διάταγμα του Υπουργού Οικονομικών της 14ης Ιουλίου 2005 για την έκδοση και αποστολή ηλεκτρονικών τιμολογίων. Για να τεθεί ένα τιμολόγιο στη νόμιμη κυκλοφορία, η δυνατότητα λήψης πρωτότυπων τιμολογίων ΦΠΑ απευθείας από τον ιστότοπο ή αποστολής τιμολογίων μέσω e-mail πρέπει να πληροί τις προϋποθέσεις για να θεωρείται ηλεκτρονική μεταφορά. Διαφορετικά, αυτά τα τιμολόγια δεν έχουν νομικές συνέπειες, ιδίως όσον αφορά το δικαίωμα έκπτωσης του φόρου εισροών που χρεώνεται στον παραλήπτη του τιμολογίου.

Κανόνες έκδοσης τιμολογίων σε ηλεκτρονική μορφή

Για να τεθούν στη νόμιμη κυκλοφορία τα τιμολόγια που εκδόθηκαν σε ηλεκτρονική μορφή, ήταν απαραίτητο να διατηρηθούν ταυτόχρονα στην ίδια μορφή. Αυτό είναι σύμφωνο με την Πράξη του Υπουργού Οικονομικών της 14ης Ιουλίου 2005 και σχετίζεται με την υποχρέωση κατοχής ειδικής ηλεκτρονικής υπογραφής ή συστήματος EDI. Ωστόσο, το Διοικητικό Δικαστήριο επέτρεψε τη δυνατότητα ηλεκτρονικής αποστολής τιμολογίων και αποθήκευσης τους σε έντυπη μορφή. Όλες οι αμφιβολίες και οι ασάφειες επιλύονται με τη νέα ρύθμιση του Υπουργού Οικονομικών για τα ηλεκτρονικά τιμολόγια της 7ης Οκτωβρίου 2010, η οποία τέθηκε σε ισχύ την 1η Ιανουαρίου 2011.

Σύμφωνα με αυτόν τον κανονισμό, επιτρέπεται η αποστολή τιμολογίων μέσω e-mail και η αποθήκευση τους σε σκληρό δίσκο υπολογιστή. Προϋπόθεση είναι η λήψη της έγκρισης του αναδόχου και η ύπαρξη εργαλείων για τη διασφάλιση της γνησιότητας της προέλευσης και της ακεραιότητας των δεδομένων. Η αποδοχή του αναδόχου δεν απαιτεί πλέον ειδική ηλεκτρονική υπογραφή ή ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων EDI. Η αυθεντικότητα προέλευσης σημαίνει βεβαιότητα ως προς την ταυτότητα του εκδότη του τιμολογίου και η ακεραιότητα των δεδομένων σημαίνει το αμετάβλητο των δεδομένων που πρέπει να περιέχει το τιμολόγιο. Τα κοινά δεδομένα για μεμονωμένα τιμολόγια μπορούν να παρέχονται μόνο μία φορά για να απλοποιηθεί η κυκλοφορία αυτών των τιμολογίων. Ένα τιμολόγιο που αποστέλλεται σε ηλεκτρονική μορφή μπορεί να αποθηκευτεί σε οποιοδήποτε κράτος μέλος μέχρι τη λήξη της φορολογικής παραγραφής. Ωστόσο, θα πρέπει να θυμάστε να παρέχετε ηλεκτρονική πρόσβαση σε αυτά τα τιμολόγια για σκοπούς ελέγχου. Σύμφωνα με τη νέα ρύθμιση, οι διορθώσεις των τιμολογίων που εκδίδονται σε ηλεκτρονική μορφή δεν χρειάζεται να εκδίδονται με την ίδια μορφή.

Η εφαρμογή του νέου διατάγματος του Υπουργού Οικονομικών είχε ως στόχο τον εκσυγχρονισμό των κανόνων διαπραγμάτευσης των ηλεκτρονικών τιμολογίων και την απλούστευση του τζίρου τους με τη θέσπιση δωρεάν ηλεκτρονικής μορφής με την οποία μπορεί να αποσταλεί.