Συμφωνία λογιστικού γραφείου με πελάτη - τι να προσέξετε;

Λογιστικά Γραφεία

Τα λογιστικά γραφεία είναι μια από τις ομάδες οντοτήτων με τις οποίες άλλες επιχειρήσεις συνεργάζονται συχνότερα. Ανεξάρτητα από το αν μιλάμε για μια μικρή ατομική επιχείρηση ή μια μεγάλη εταιρεία, όλοι πρέπει να εκπληρώσουν τις λογιστικές τους υποχρεώσεις και το λογιστικό γραφείο είναι ανεκτίμητο σε αυτό. Πώς πρέπει να είναι ένα συμβόλαιο λογιστικού γραφείου με έναν πελάτη για να εξασφαλίσει την άνεση της γόνιμης συνεργασίας για πολλά χρόνια; Τι πρέπει να επαληθεύσετε πριν ξεκινήσετε τη συνεργασία με ένα λογιστικό γραφείο;

Τι επηρεάζει την επιλογή ενός λογιστικού γραφείου;

Η επιλογή ενός λογιστικού γραφείου είναι μια πολύ σοβαρή πρόκληση που συνήθως αντιμετωπίζουν οι επιχειρηματίες στην αρχή της δημιουργίας της επιχείρησής τους. Δεν χρειάζεται να αναφέρουμε τα οφέλη της εξωτερικής ανάθεσης λογιστικών υπηρεσιών - εξοικονόμηση χρόνου, ελαχιστοποίηση του κινδύνου λογιστικών λαθών που οδηγούν στην επιβολή υψηλών κυρώσεων, χωρίς άγχος που σχετίζεται με τη συνεχή ενημέρωση των γνώσεων σχετικά με τους λογιστικούς κανονισμούς.

Ωστόσο, για να γίνει η επιλογή όσο το δυνατόν καλύτερη, προτείνουμε ποια στοιχεία πρέπει να προσέξετε όταν αναζητάτε ένα αξιόπιστο λογιστικό γραφείο. Σε πολλούς άλλους κλάδους, μόνο οι υπάρχοντες πελάτες μπορούν να παρέχουν την ποιότητα των υπηρεσιών. Στην περίπτωση των λογιστικών υπηρεσιών, πιστοποιητικό του Υπουργού Οικονομικών παρέχει πολύ υψηλή ποιότητα υπηρεσιών. Ένα τέτοιο πιστοποιητικό σας δίνει το δικαίωμα να τηρείτε λογιστικά βιβλία, γεγονός που επιβεβαιώνει την υψηλή ποιότητα των υπηρεσιών που παρέχονται από ένα συγκεκριμένο γραφείο.

Ένας άλλος παράγοντας που ελέγχουν οι πελάτες είναι η ασφάλιση αστικής ευθύνης, η οποία είναι υποχρεωτική αγορά για κάθε λογιστικό γραφείο που τηρεί λογιστικά βιβλία. Εάν το λογιστήριο διαθέτει βεβαίωση Υπουργού και ασφάλιση αστικής ευθύνης, οι επιχειρηματίες είναι πιο πιθανό να ξεκινήσουν συνεργασία, η οποία όμως θα πρέπει να προηγηθεί υπογραφή κατάλληλης σύμβασης.

Συμφωνία λογιστικού γραφείου με πελάτη - τα πιο σημαντικά στοιχεία

Ας περάσουμε σε μια συγκεκριμένη συζήτηση για ένα πρότυπο σύμβασης πελάτη με ένα λογιστικό γραφείο. Ποια στοιχεία πρέπει να περιλαμβάνονται σε μια τέτοια σύμβαση; Πάνω από όλα:

  • Σαφώς καθορισμένα μέρη της σύμβασης, δηλαδή το όνομα της εταιρείας που παρέχει λογιστικές υπηρεσίες και το όνομα της εταιρείας που θα χρησιμοποιήσει αυτές τις υπηρεσίες.

  • Διάρκεια της σύμβασης - τις περισσότερες φορές η σύμβαση συνάπτεται για αόριστο χρονικό διάστημα και οι όροι καταγγελίας της περιγράφονται λεπτομερώς. Φυσικά, είναι δυνατό να οριστεί η διάρκεια της σύμβασης για ένα συγκεκριμένο, συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, όπως ένα ή πέντε χρόνια.

  • Πληροφορίες για το εύρος των υπηρεσιών που παρέχει το λογιστικό γραφείο. Η σύμβαση αφορά την τήρηση εμπορικών βιβλίων, φορολογικών εσόδων και εξόδων ή τεκμηρίωσης που σχετίζεται με θέματα ανθρώπινου δυναμικού και μισθοδοσίας;Επιπλέον, η σύμβαση θα πρέπει να περιέχει λεπτομερείς πληροφορίες για την ημερομηνία παράδοσης των συγκεκριμένων εγγράφων και τον τρόπο με τον οποίο το λογιστικό γραφείο θα αποθηκεύσει αυτά τα έγγραφα.

  • Πληροφορίες για δαπάνες που σχετίζονται με την παροχή λογιστικών υπηρεσιών. Ανάλογα με τις ιδιαιτερότητες μιας δεδομένης συνεργασίας, η αμοιβή μπορεί να είναι σταθερή ή εξαρτάται από τον όγκο της εργασίας.

  • Πρόσθετες πληροφορίες - Η σύμβαση του λογιστηρίου με τον πελάτη θα πρέπει επίσης να περιέχει άλλες πρόσθετες πληροφορίες, όπως την υποχρέωση του γραφείου να φέρει ευθύνη σχετικά με λάθη, τη δήλωση GDPR και πιθανά πληρεξούσια, τα οποία μπορεί να είναι σημαντικά κατά τη διάρκεια της συνεργασίας μεταξύ της εταιρείας και του λογιστικού γραφείου.

Σαφείς και διαφανείς κανόνες συνεργασίας

Ανεξάρτητα από το πόσο εκτεταμένη θα κατασκευαστεί η σύμβαση, ας θυμηθούμε ένα σημαντικότερο θέμα. Μιλάμε για διαφάνεια. Η συνεργασία του λογιστικού γραφείου με τον πελάτη πρέπει να γίνεται χωρίς προβλήματα και παρεξηγήσεις - άλλωστε και τα δύο μέρη προσπαθούν να βεβαιωθούν ότι όλα είναι στην καλύτερη σειρά από την οικονομική πλευρά της εταιρείας.

Επομένως, εάν η σύμβαση ή κάποιο από τα σημεία της είναι ασαφή για τον επιχειρηματία, καθήκον του γραφείου είναι να διαλύσει τυχόν αμφιβολίες και να εξηγήσει τη νομιμότητα αυτού του σημείου.

Ποιους νομικούς βρόχους στη σύμβαση πρέπει να αποφύγουν και τα δύο μέρη;

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, η βάση για την επιτυχή συνεργασία μεταξύ του λογιστηρίου και του πελάτη είναι η διαφάνεια της συνεργασίας και μια συμφωνία μεταξύ του λογιστηρίου και του πελάτη που είναι κατανοητή και από τα δύο μέρη. Ως εκ τούτου, αφενός είναι απαράδεκτο το λογιστικό γραφείο να περιλαμβάνει σημεία στη σύμβαση που παραβιάζουν τους χρηστούς τρόπους και αφετέρου ο πελάτης να περιλαμβάνει προβλέψεις που μπορεί να είναι ανεπαρκείς στη συμφωνηθείσα τιμή υπηρεσιών. Ποιους νομικούς βρόχους πρέπει να αποφύγουν και τα δύο μέρη;

Η πρώτη από τις διατάξεις των συμβάσεων περιορίζει την ευθύνη του λογιστικού γραφείου μόνο σε ζημία που προκαλείται εκ προθέσεως. Τι σημαίνει αυτό για τον πελάτη στην πράξη; Ότι σε περίπτωση τυχαίου λογιστικού λάθους (που στην πράξη αντιστοιχεί στο 99% των περιπτώσεων), ο πελάτης δεν μπορεί να ζητήσει αποζημίωση για τη ζημία που προκλήθηκε. Πιθανή επανόρθωση για ένα τέτοιο αρχείο είναι δυνατή μόνο σε περίπτωση που ο υπεύθυνος για την τήρηση των βιβλίων επίτηδες κάνει λάθος. Μια άλλη διάταξη αυτού του τύπου είναι η υποχρέωση του πελάτη να επαληθεύει τις λογιστικές εγγραφές, η οποία συνδέεται με τις εξειδικευμένες γνώσεις του. Δεν είναι αυτός ο λόγος που ο επιχειρηματίας αναθέτει σε εξωτερικούς συνεργάτες ορισμένες διαδικασίες σε ξεχωριστές οντότητες, λόγω του ότι ο ίδιος δεν το γνωρίζει;

Από την άλλη πλευρά, στις συμβάσεις μεταξύ του λογιστηρίου και του πελάτη, υπάρχουν περιστασιακές εγγραφές που χτυπούν το λογιστήριο. Παράδειγμα αποτελεί η πρόβλεψη για μια σειρά συμβατικών κυρώσεων που δεν δικαιολογούνται στην πράξη, κυρίως λόγω της ασφάλισης αστικής ευθύνης που κατοχυρώνει τις περισσότερες περιπτώσεις.

Είναι μια προφορική σύμβαση για την παροχή λογιστικών υπηρεσιών τόσο δεσμευτική όσο μια γραπτή σύμβαση;

Σύμφωνα με την τρέχουσα ερμηνεία των νομικών διατάξεων, μια προφορική σύμβαση για την παροχή λογιστικών υπηρεσιών είναι επίσης δεσμευτική, υπό την προϋπόθεση ότι η επιβεβαίωση τέτοιων υπηρεσιών είναι κυκλικά τιμολόγια που εκδίδονται στον πελάτη. Σε περίπτωση που η συνεργασία δεν επιβεβαιώνεται με έγγραφη σύμβαση, ο πελάτης έχει δικαίωμα να διεκδικήσει αξιώσεις για λάθη ή αμέλεια, εφόσον οι λογιστικές υπηρεσίες πραγματοποιήθηκαν σε συνεχή και όχι περιστασιακή βάση.