Συλλογή προσωπικών δεδομένων - πώς να την αναγνωρίσετε;

Υπηρεσία

Εξωτερικό άρθρο

Συγγραφέας: Mariola Malicka, νομική σύμβουλος στο www.przetwarzaniedanych.pl

Η συλλογή δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα είναι μια από τις βασικές έννοιες στον τομέα της νομοθεσίας περί προστασίας προσωπικών δεδομένων. Υπό το πρίσμα αυτού του νόμου, συλλογή δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα είναι ένα σύνολο προσωπικών δεδομένων, που έχει τη δική του δομή, στο οποίο τα δεδομένα είναι διαθέσιμα σύμφωνα με συγκεκριμένα κριτήρια.

Οι συλλογές θα είναι τόσο αυτές που επεξεργάζονται παραδοσιακά, χειροκίνητα (φάκελοι, αρχεία), όσο και αυτοματοποιημένες, σε συστήματα πληροφορικής (επαγγελματικές βάσεις δεδομένων).

Φαίνεται ότι το θέμα είναι απλό και κάθε δομημένο σύνολο προσωπικών δεδομένων, που υποβάλλονται σε επεξεργασία με παραδοσιακό ή αυτοματοποιημένο τρόπο, είναι σχετικά εύκολο να αναγνωριστεί ως σύνολο. Οι περισσότεροι υπεύθυνοι επεξεργασίας δεδομένων, ωστόσο, έχουν πολλά προβλήματα με την κατανόηση των θεμάτων που σχετίζονται με την προστασία των προσωπικών δεδομένων στο πλαίσιο των υποχρεώσεών τους. Ένα από τα σημαντικά ζητήματα στον τομέα της προστασίας των προσωπικών δεδομένων, με το οποίο οι επιχειρηματίες αντιμετωπίζουν την κατανόηση, είναι η συλλογή προσωπικών δεδομένων.

Η πρακτική δείχνει ότι η αναγνώριση των αρχείων προσωπικών δεδομένων εξακολουθεί να προκαλεί αρκετά προβλήματα. Συχνά, κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου, οι επιχειρηματίες εκπλήσσονται που επεξεργάζονται τόσα πολλά σετ προσωπικών δεδομένων στον οργανισμό τους. Δεν καταλαβαίνουν και δεν αισθάνονται πραγματικά την ανάγκη να διακρίνουν τα διαφορετικά σύνολα στην εταιρεία.

Τέλος, αξίζει να δώσετε σε έναν αρχάριο διαχειριστή πώς να αναγνωρίσει ένα σύνολο προσωπικών δεδομένων στον οργανισμό σας:

  • μια συλλογή προσωπικών δεδομένων, υπό το πρίσμα του Νόμου για την Προστασία των Προσωπικών Δεδομένων, πρέπει να έχει διατεταγμένη δομή, δεν μπορεί να είναι τυχαίο σύνολο,
  • ένα σύνολο είναι ένα σύνολο δεδομένων που είναι διαθέσιμα σύμφωνα με συγκεκριμένα κριτήρια

Σύμφωνα με τον Γενικό Επιθεωρητή Προσωπικών Δεδομένων, για να ταξινομηθεί οποιοδήποτε σύνολο δεδομένων ως σύνολο κατά την έννοια του Νόμου για την Προστασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, αρκεί ένα κριτήριο για την εύρεση προσωπικών δεδομένων στο σύνολο. Η δυνατότητα αναζήτησης σύμφωνα με οποιαδήποτε κριτήρια προσωπικά (π.χ. όνομα, επώνυμο, ημερομηνία γέννησης, αριθμός PESEL) ή μη (π.χ. ημερομηνία εισαγωγής των δεδομένων στο σύστημα αρχειοθέτησης) καθορίζει τη δομημένη φύση του συνόλου δεδομένων και έτσι επιτρέπει το σύνολο να ταξινομηθεί ως σύνολο προσωπικών δεδομένων.

Online Συμβουλές

Έχετε μια εταιρεία και έχετε ερωτήσεις;

Επωφεληθείτε από τις συμβουλές ειδικών του Οδηγού Επιχειρηματιών

Ηλεκτρονικές συμβουλές για επιχειρήσεις

Υπό το πρίσμα αυτής της θέσης, ένα σύνολο συμβάσεων, για παράδειγμα, συμβάσεις αγοραπωλησίας που ταξινομούνται χρονολογικά σύμφωνα με την ημερομηνία σύναψης, εφόσον δημιουργείται η δυνατότητα πρόσβασης σε προσωπικά δεδομένα σύμφωνα με οποιοδήποτε κριτήριο, θα είναι ένα σύνολο προσωπικών δεδομένα κατά την έννοια του GDPR.

Είναι επίσης συχνά η περίπτωση που οι επιχειρηματίες δημιουργούν πολλά διαφορετικά σύνολα, τα οποία προσδιορίζουν ως ένα σύνολο. Για παράδειγμα, η πελατειακή βάση του ηλεκτρονικού καταστήματος που υποβάλλεται σε επεξεργασία για διάφορους σκοπούς, όπως επεξεργασία παραγγελιών, μάρκετινγκ, διατήρηση βάσης δεδομένων για συμβάσεις αστικού δικαίου, δεν μπορεί να υποβληθεί για εγγραφή στον Γενικό Επιθεωρητή Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων ως ένα σύνολο προσωπικών δεδομένων .

Για την υλοποίηση διαφόρων σκοπών, θα είναι απαραίτητη η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων σε διάφορα πεδία, πράγμα που σημαίνει ότι η κατάθεση ενός συστήματος αρχειοθέτησης για εγγραφή δεν αφορά ένα, αλλά πολλά συστήματα αρχειοθέτησης για διαφορετικούς σκοπούς.

Τελικά, η ερμηνεία του εάν έχουμε να κάνουμε με ένα σύνολο κατά την έννοια του Νόμου για την Προστασία των Προσωπικών Δεδομένων με πλήρεις συνέπειες που προκύπτουν από αυτό το γεγονός μπορεί να γίνει από την αρχή προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα ή - σε περίπτωση διαφωνίας - από Ενα δικαστήριο.